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Rechnungen und Vereinsbuchhaltung
Dank des direkten Zugriffs auf die Mitgliederdaten schreibt ihr mit ClubDesk schnell und einfach Vereinsrechnungen für Mitgliederbeiträge, Trainingslager oder Sponsorings und verschickt sie wahlweise per Post oder E-Mail. Natürlich unterstützt ClubDesk QR-Rechnungen, SEPA-Lastschriften und TWINT. Auch Zahlungseingänge lest ihr mit wenigen Klicks ein und verschickt alle fälligen Zahlungserinnerungen. Für sämtliche Rechnungen und Zahlungseingänge werden in der integrierten Finanzbuchhaltung dann vollautomatisch Buchungen erzeugt. Wählt bei der Buchführung für euren Verein zwischen Doppelter Buchhaltung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnungen oder einem einfachen Kassenbuch.
Wichtige Funktionen: Buchhaltungssoftware für Vereine
Schneller Rechnungen erstellen
Ihr habt Zugriff auf alle Kontaktdaten von Mitgliedern, Sponsoren, auf Vorlagen für Rechnungen und auf häufig verwendete Rechnungspositionen wie Standard-Gönnerbeiträge. Dadurch braucht ihr mit der ClubDesk Software nur einen Bruchteil der Zeit, um Rechnungen für Mitgliederbeiträge, Trainingslager, Fanartikel oder Sponsoring zu erstellen. Ihr könnt auch auf Daten in Listendokumenten zugreifen (z. B. für die Platznutzungsgebühren) und diese automatisch in Rechnung stellen. Das macht die Rechnungsstellung für Vereine sehr effizient.
Rechnungen an Gruppen oder Teams
Da auch das Rechnungsmodul von ClubDesk auf alle Mitgliederdaten inklusive der Gruppenzugehörigkeiten zugreifen kann, erhalten garantiert alle Lizenzspielerinnen, Probemitglieder oder Mitglieder jeder beliebigen Gruppe (z. B. Sponsoren oder Freunde des Vereins) die für diese Gruppe richtige Rechnung. Und mit Rechungsvorlagen sehen solche Rechnung auch immer gleich aus und enthalten genau die richtigen Rechnungspositionen.
Versand per Post oder E-Mail
Erfasst bei jedem Kontakt, wer seine Rechnungen per Post oder kostensparend per E-Mail erhalten soll. Beim Rechnungsversand verwendet ClubDesk dann automatisch die bevorzugte Versandmethode. Und fehlt mal eine E-Mail-Adresse, dann wird natürlich automatisch auf Postversand umgestellt. So gehen keine Rechnungen verloren und ihr erledigt die Finanzen eures Vereins auch noch sehr kostengünstig.
Einfacher Massenversand von Rechnungen
Rechnungen gleich an mehrere Kontakte oder sogar Gruppen zu verschicken ist genau so leicht wie für eine einzelne Rechnung. Wie bei E-Mails könnt ihr im Empfängerfeld dazu einfach den Namen mehrerer Personen oder einer Gruppe eingeben (z. B. "Junioren"), um allen Junior:innen den Mitgliederjahresbeitrag in Rechnung zu stellen.
Häufig verwendete Artikel fakturieren
Stellst du immer wieder dieselben Leistungen oder Produkte in Rechnung? Dann lohnt es sich, diese als Artikel zu erfassen, z. B. mit Artikelnummer, Beschreibung und Preis. Solche Artikel können dann mit einem Klick zur Rechnung hinzugefügt werden.
Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge einlesen
Um Rechnungen als bezahlt abzuhaken, könnt ihr Zahlungseingänge manuell erfassen oder einfach aus dem E-Banking importieren. ClubDesk kann dafür CSV- oder CAMT-Dateien einlesen, die alle Banken zur Verfügung stellen. Der clevere ClubDesk-Import kann aber noch mehr: Er erstellt auf Wunsch auch aus allen Zahlungsein- und -ausgängen auf eurem Bankkonto automatisch Buchungen in eurer Vereinsbuchhaltung.
SEPA-Lastschriften
Mit ClubDesk lassen sich Rechnungsbeträge mit dem in Deutschland und Österreich weitverbreiteten SEPA-Lastschriftverfahren einziehen. Bestimmt mit einem Klick, von welchen Vereinsmitgliedern euer Verein den Mitgliederbeitrag oder auch andere Rechnungsbeträge per Lastschrift einziehen wollt. Erzeugt dann auf Knopfdruck aus allen Rechnungen eine Lastschriftdatei, die ihr dann nur noch an eure Bank übermitteln müsst.
Zahlungserinnerungen und Mahnungen
Rechnungen, die überfällig sind, zeigt ClubDesk automatisch in einer Liste an. Wählt dort alle offenen Rechnungen, für die ihr eine Zahlungserinnerung oder Mahnung verschicken wollt. Ein weiterer Klick und die Aufgabe ist erledigt. Selbstverständlich sorgt ihr mit ClubDesk dafür, dass bestimmte Personen nie gemahnt werden (z. B. VIPs). So habt ihr die Finanzen eures Vereins einfach im Griff.
Personenbezogene Beträge
Erfasst z. B. den Mitgliederbeitrag bei den Kontakten und lasst ihn dann in die Mitgliederrechnung übertragen. Oder verwaltet Ausgaben im Vereinslokal bequem in einem Listendokument und übernehmt dann den entsprechenden Gesamtbetrag der Belege vollautomatisch in die Mitglieder-Jahresrechnung.
Individuelle Mitgliederbeiträge
Natürlich gibt es immer Ausnahmen. Bezahlt eine der Juniorinnen einen reduzierten Mitgliederbeitrag, z. B. weil sie dieses Jahr am Sommerfest mitgearbeitet hat, könnt ihr auf einfachste Art und Weise eine Rechnungsposition für einen einzelnen Empfänger nach Belieben anpassen.
Alles, was das Buchhalterherz begehrt
Das Buchhaltungs-Modul ist eine integrierte Buchhaltungssoftware und bietet alle Funktionen, die ihr für eure Vereinsbuchhaltung benötigt: Sammelbuchungen, Mehrwertsteuer, Fremdwährungen, konfigurierbare Bilanz und Erfolgsrechnung, Budgetkontrolle, verschiedene speziell für Vereine optimierte Kontenrahmen, usw.
Integrierte Buchhaltungssoftware für Vereinsbuchhaltung
ClubDesk beinhaltet eine vollwertige Buchhaltungsoftware speziell für Vereine, mit der du je nach Wunsch eine doppelte Buchhaltung, eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder nur ein Kassenbuch führen kannst. Erstellt mit minimalem Aufwand eure Bilanz und Erfolgsrechnung oder das Budget für das nächste Jahr und nutzt dafür für verschiedene Vereinsarten optimierte Vorlagen oder Kontenpläne.
Einfach die Vereinsbuchhaltung führen
Wie überall in ClubDesk ist auch das Buchhaltungsmodul sehr übersichtlich aufgebaut, sodass sich auch freiwillige Mitarbeiter*innen sofort zurechtfinden, die sich mit Buchhaltung nicht perfekt auskennen. Dabei helfen vorgefertigte Kontenrahmen für Vereine (z.B. SKR42), ein Assistent für die Kontenauswahl und viele weitere Hilfsmittel.
Automatische Buchungen aus Rechnungen
Das Buchhaltungsmodul arbeitet intelligent mit dem Rechnungsmodul zusammen und erstellt automatisch Buchungen für Rechnungen und Zahlungseingänge. Ein riesiger Zeitgewinn für alle, die sich bei euch im Verein um die Faktura und die Buchhaltung kümmern.
Kostenstellen für eine klare Übersicht
Behaltet den Überblick über Einnahmen und Ausgaben in eurem Verein: Mit der praktischen Kostenstellen-Funktion könnt ihr Buchungen und Rechnungspositionen direkt bestimmten Gruppen des Vereins oder Projekten zuordnen. So wisst ihr immer genau, wie viel Geld in den jeweiligen Gruppen und Projekten fließt – für maximale Transparenz in eurer Finanzplanung.
Eure Vorteile
Erledigt alles in ClubDesk – Rechnungsstellungen, Zahlungserinnerungen und eure Vereinsbuchhaltung. Alles integriert.
Mit ClubDesk verschicke ich Mitgliederrechnungen und Zahlungserinnerungen so schnell und einfach wie nie zuvor. Und auch die Zahlungskontrolle ist super bequem.
Hans-Ruedi Ruprecht
Tennisclub Fehraltorf
Preise
Welche Version ist die Richtige für euch?
*Preise inkl. MwSt., Abrechnung jährlich.
Diese Institutionen empfehlen ClubDesk
Als größter Tennisverband der Welt empfiehlt der Deutsche Tennis Bund, ClubDesk für die Vereinsverwaltung zu verwenden. Mehr >
Nach Evaluation mehrerer Vereinssoftware-Lösungen hat sich der Niedersächsische Turnerbund aus Hannover für ClubDesk entschieden: „Wir empfehlen ClubDesk als eine sehr gute Lösung.“. Mehr >
Deutschlands Nr. 1 im Versandhandel für Sportgeräte empfiehlt all seinen Kunden ClubDesk als Vereinssoftware. Mehr >
"Volksbank eG – Die Gestalterbank" empfiehlt allen Kunden ClubDesk im Rahmen ihres Mehrwertprogramms für Vereine. Mehr >
Für ihr Vereinspaket hat Raiffeisen mehrere Vereinssoftware-Lösungen miteinander verglichen und sich für ClubDesk als Partner entschieden. Mehr >
Als einziger 3-Sparten-Laienverband in der Schweiz unterstützt der Eidgenössische Jodlerverband seine Vereine. Mehr >
Als grosser Finanzdienstleister unterstützt PostFinance Vereine aktiv bei der Digitalisierung und empfiehlt allen Vereinen dafür ClubDesk. Mehr >
Swiss Sailing stellt ClubDesk allen Schweizer Segelvereinen seit 2020 kostenlos zur Verfügung. Mehr >
Der Verband der Tischtennisvereine in der Schweiz, ermöglicht seinen Vereinen ClubDesk ein Jahr kostenlos zu nutze. Mehr >
Der SKF ist der grösste konfessionelle Frauendachverband der Schweiz. Damit seine 600 Ortsvereine auch in Zukunft Zeit sparen, empfiehlt der SKF, ClubDesk zu verwenden. Mehr >
Unsere Partnerin SCV empfiehlt all ihren Vereinen den Einsatz von ClubDesk bei der Chorverwaltung. Mehr >
nu Datenautomaten GmbH – Schnittstelle zu Software für Sportverbände Mehr >
Wer in seinem Verein QR-Codes für bargeldloses Zahlen einsetzen will, dem wird ClubDesk von TWINT empfohlen. Mehr >
Dank unserer Kooperation mit dem Dachverband können Behindertensportvereine in der Schweiz ClubDesk kostenfrei nutzen. Mehr >
Hilfreiche Zusatzinformationen
Vereinswissen:
Steuern einfach erklärt
Muss euer Verein eine Steuererklärung machen und Steuern zahlen? Das erfahrt ihr in diesem Ratgeber.
Tipps & Trick:
Zahlungen aus E-Banking
Dieser Film zeigt, wie ihr Zahlungen aus eurem E-Banking im CSV-Format oder camt-Format importiert.
Vereinswissen:
Übungsleiterpauschale
Wie ehrenamtliche Arbeit steuerfrei bleibt, erfahrt ihr in diesem Ratgeber.
Häufige Fragen zu Rechnungen
und Vereinsbuchhaltung
Wie funktioniert die Zahlung mit TWINT über ClubDesk?
Egal ob am Bratwurststand eures Sommerfests, für Gönnerbeiträge, Spenden oder auch QR-Rechnungen – mit unserer TWINT-Anbindung bietest du deinen Mitgliedern, Gönnern oder Sponsoren eine äusserst bequeme, mobile Zahlungmöglichkeit. Selbstverständlich erzeugt ClubDesk automatisch alle notwendigen Buchungen, was für eure Buchhaltung keinen zusätzlichen Aufwand erzeugt.
Können wir Kontoauszüge direkt in ClubDesk importieren?
Kontoauszüge lassen sich schnell und einfach in ClubDesk einlesen. ClubDesk erzeugt daraus Buchungen oder Zahlungseingänge für Rechnungen. Fehlende Informationen, wie z. B. das Gegenkonto, ergänzt du dank intelligenter Vorschläge ganz nebenbei. Unterstützte Dateiformate: CSV und camt.053 oder camt.054.
Wie erstellen wir Bilanz, Budget, Erfolgsrechnung oder Kontoblätter?
Mit ClubDesk erstellst du auf Knopfdruck ("Auswertungen") das Journal, Kontoblätter, den Kontoplan, Summen und Saldenlisten, die Bilanz, Erfolgsrechnung oder das Budget fürs nächste Jahr.
Unterstützt ClubDesk E-Rechnungen?
Da in Deutschland seit Anfang 2025 für Unternehmen und die meisten Vereine die Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen besteht, unterstützt euch ClubDesk beim Thema E-Rechnungen. Empfangt und archiviert E-Rechnungen wie es gesetzlich vorgeschrieben ist. Im ClubDesk-Vereinswissen erfahrt ihr ausführlich, auf was ihr dabei achten solltet und warum ihr mit ClubDesk bestens aufgestellt seid.
Gibt es Funktionen für Sammelbuchungen, Fremdwährungen oder MwSt.?
Obwohl die Buchhaltung von ClubDesk kinderleicht ist, bietet sie viele hilfreiche Detailfunktionen. Nutze Sammelbuchungen, wenn du das brauchst, arbeite mit Fremdwährungen oder erzeuge MwSt.-Buchungen.
Können wir mehrere Buchhaltungen parallel führen (z. B. je Abteilung)?
Wollt ihr für unterschiedliche Abteilungen (z. B. für die Aktiven) eine eigene Buchhaltung führen? Oder ist das 100-jährige Jubiläumsfest so groß, dass ihr es separat abrechnen wollt? Dann könnt ihr das mit ClubDesk problemlos machen. Legt dazu einfach einen zweiten oder dritten Mandanten an.
Noch Fragen? Unser ClubDesk-Team hilft gerne weiter >
Fazit
Mit der Rechnungs- und Buchhaltungsfunktion von ClubDesk erstellt ihr Rechnungen schnell, individuell und sicher: für Mitglieder, Gruppen oder ganze Abteilungen. Zahlungseingänge, Mahnungen und Buchungen werden automatisch verarbeitet, und alle Zahlen bleiben zentral, übersichtlich und aktuell. So läuft eure Vereinsbuchhaltung effizient und fehlerfrei. Überzeugt euch selbst!
