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Mit der digitalen Vereinsverwaltung ClubDesk führt ihr euren Verein gut in die Zukunft. Macht den nächsten Schritt so wie 15.000 Vereine auch.
Seit Herbst 2022 bieten diverse Banken keine Einzahlungsscheine mehr an und damit können keine Rechnungen mehr mit Einzahlungsscheinen bezahlt werden.
Die von Banken und der Post empfohlene Umstellung auf QR-Rechnungen ist mit einer guten Vereinssoftware wie ClubDesk zum Glück ganz einfach. Im Handumdrehen verschickt ihr QR-Rechnungen, führt die Vereinsbuchhaltung, verwaltet Mitglieder und einiges mehr.
Nach dem 30.9.2022 funktionieren Einzahlungsscheine nicht mehr. Ab dann können keine Rechnungen mehr mit roten oder orangen Einzahlungsscheinen bezahlt werden!
Wenn ihr also sicher sein wollt, dass auch Rechnungsempfänger, die erst nach einer Mahnung reagieren, noch den zugeschickten Einzahlungsschein verwenden können, dann solltet ihr ab dem 30.6.2022 keine Rechnungen mehr mit Einzahlungsscheinen verschicken. Denn wenn jemand bis 30.9. noch nicht bezahlt hat, müsst ihr nochmal eine Rechnung schicken, diesmal mit QR-Code oder anderen Zahlungsanweisungen. Diverse Banken geben daher bereits keine Einzahlungsscheine mehr ab.
Denkt auch daran, bis zum 31.8.2022 eure eigenen Zahlungen, z.B. für Daueraufträge, zu aktualisieren.
Es gibt drei verschiedene Varianten von QR-Rechnungen.
Per 1.1.2022 ist ClubDesk die einzige spezialisierte online Vereinssoftware, die auf der Softwarepartner-Liste von PaymentStandards.ch aufgeführt wird und mit der Vereine validierte* QR-Rechnungen erstellen können. PaymentStandards.ch ist eine Initiative des Finanzplatzes Schweiz, powered by SIX und SwissBanking.
*mit dem SIX Validierungsportal getestet.
Das Erstellen von Rechnungen ist mit ClubDesk extrem einfach und intuitiv. Dafür muss man keine Vorkenntnisse haben, ja nicht mal gross in die Hilfe schauen. Wählt im Empfängerfeld der Rechnung eine Einzelperson oder eine Gruppe, erfasst eine oder mehrere Rechnungspositionen, wählt eine Zahlungsverbindung die QR-Zahlungsinfos enthält und klickt auf «Verschicken». Film anschauen
Auch das Erstellen von Zahlungserinnerungen, Mahnungen oder das automatische Abgleichen von Zahlungseingängen mit offenen Rechnungen ist mit wenigen Klicks erledigt.
Mit ClubDesk hast du die Wahl, ob du deine QR-Rechnungen rein für Zahlungsvorgänge durch Einscannen des QR-Codes im E-Banking oder Banking-Apps erstellst, oder der Zahlbetrag zusätzlich schnell und praktisch mit jeder TWINT-App beglichen werden kann.
Vorteil:
Für Zahlende äusserst bequem, da nicht mal ein Einloggen ins jeweilige E-Bankingportal erforderlich ist. Gerade bei Spendenaufrufen oder der Bitte um kleine Gönnerbeiträge kann das einen echten Unterschied ausmachen.
Nachteil:
Für die Bezahlung von QR-Rechnungen mit TWINT (die Information über den Zahlenden enthalten) fallen 2.5% Gebühren an.
Die Kontaktdaten von Mitgliedern, Sponsoren usw. sind die Basis, um schnell und einfach Rechnungen stellen und mit allen Vereinskontakten effizient kommunizieren zu können. Mit ClubDesk könnt ihr in wenigen Minuten alle eure bestehenden Kontakte in ClubDesk übernehmen. Wie einfach das geht, sieht man hier.
Monat für Monat steigen 200 Vereine auf ClubDesk um. Bereits heute nutzen über 10'000 Vereine ClubDesk. Und mit Partnern wie Raiffeisen, PostFinance, dem Schweizerischen Turnverband, Swiss Sailing, Swiss Table Tennis, TWINT, der Schweizerischen Chorvereinigung und vielen mehr ist ClubDesk die sichere Wahl.
Aber ClubDesk kann noch viel mehr als nur Rechnungen schreiben. Wenn ihr wollt, könnt ihr auch eure Mitglieder verwalten, die Vereinsbuchhaltung erledigen, eure Vereinswebseite erstellen, Termine planen und kommunizieren, alle Vereinsdokumente in einem online Archiv verwalten, Serienbriefe oder E-Mails bequem an alle Teams und Gruppen verschicken usw.
Wenn euer Verein QR-Rechnungen per E-Mail verschickt oder eure Mitglieder die Rechnungen online bezahlen, braucht ihr natürlich kein spezielles Papier. Wenn ihr die QR-Rechnungen ausdruckt und verschickt, müsst ihr Papier verwenden, das eine Perforation zwischen eurem Rechnungstext und dem QR-Zahlteil aufweist*. Bei einer Einzahlung am Post oder Bankschalter muss der QR-Zahlteil immer von der Rechnung abgetrennt werden. Druckt ein Mitglied eine Rechnung für eine Zahlung am Schalter selber aus, muss der Zahlteil vom Mitglied abgeschnitten werden.
*Alle Schweizer Bürobedarfshändler und Online-Plattformen bieten perforierte A4-Blätter für den Druck von QR-Rechnungen an.
Grundsätzlich könnt ihr davon ausgehen, dass die Banken und die Post die Schweizer Bevölkerung ausreichend über die Umstellung auf QR-Rechnungen informiert haben und in der Zwischenzeit vermutlich fast jeder schon mal eine QR-Rechnung bekommen hat.
Im Zweifelsfall lohnt es sich, im Rechnungstext auf den neuen Standard hinzuweisen und die Mitglieder z.B. darauf aufmerksam zu machen, dass, wenn sie einen Dauerauftrag erstellt haben, dieser vor dem 30.9.2022 aktualisiert werden muss. Hier ein Textvorschlag:
Ab dem 30.9.2022 können in der Schweiz keine Rechnungen mehr mit roten oder orangen Einzahlungsscheinen bezahlt werden. Daher verschicken wir jetzt QR-Rechnungen. Natürlich kann man QR-Rechnungen bequem online oder am Bank-/Postschalter bezahlen. Falls Sie für diese Rechnung eine Zahlungsvorlage oder einen Dauerauftrag erfasst haben, müssen Sie diese löschen und mit den Daten auf dieser QR-Rechnung neu einrichten.
Ja. Wenn Mitglieder Rechnungen z.B. für die Jahresmitgliedschaft mit einem Dauerauftrag bezahlt haben, müssen sie den alten Dauerauftrag durch einen neuen mit den Daten der QR-Rechnung ersetzen. Viele Leute haben für wiederkehrende Rechnungen auch Zahlungsvorlagen erstellt. Auch diese muss man aktualisieren. Wenn ihr Probleme vermeiden wollt, könnt ihr eure Mitglieder auf diese beiden Themen aufmerksam machen, z.B. mit einem E-Mail oder im Rechnungstext. Hier ein Textvorschlag:
Ab dem 30.9.2022 können in der Schweiz keine Rechnungen mehr mit roten oder orangen Einzahlungsscheinen bezahlt werden. Daher verschicken wir jetzt QR-Rechnungen. Natürlich kann man QR-Rechnungen bequem online oder am Bank-/Postschalter bezahlen. Falls Sie für diese Rechnung eine Zahlungsvorlage oder einen Dauerauftrag erfasst haben, müssen Sie diese löschen und mit den Daten auf dieser QR-Rechnung neu einrichten.
Denkt daran auch Daueraufträge und Zahlungsvorlagen zu aktualisieren, die ihr für Zahlungen des Vereins verwendet.
Ja, es ist auch möglich QR-Rechnungen zu erstellen, bei denen kein Betrag vorgegeben ist, z.B. wenn ihr einem Gönner oder Sponsor freistellen wollt, welchen Betrag er überweisen will. In ClubDesk könnt ihr dazu im Rechnungsfenster einfach die Option «Zahlschein ohne Betrag» einschalten. Dann wird im Zahlteil anstelle des Betrags einfach ein Rahmen angezeigt, in den der Rechnungsempfänger den Betrag von Hand reinschreiben kann.
In ClubDesk ist das nicht direkt möglich. Aber es gibt mehrere Online-Generatoren, mit denen man sehr einfach PDFs mit dem Zahlteil von QR-Rechnungen erstellen kann, bei denen das Feld "Zahlbar durch" leer ist. Dann wird im Zahlteil anstelle einer Adresse einfach ein Rahmen angezeigt, in den der bzw. die Rechnungsempfänger*in seine bzw. ihre Adresse von Hand reinschreiben kann. Dieses PDF könnt ihr dann problemlos mit ClubDesk oder jedem anderen Mailprogramm als E-Mail Attachment verschicken.
Hier eine Liste der von unseren Partnern Raiffeisen und PostFinance empfohlenen QR-Generatoren.
QR-Rechnungen sehen ähnlich aus wie Rechnungen mit orangen Einzahlungsscheinen. Im oberen Bereich kann man selber bestimmen, welche Infos man wie zeigen möchte, also die Adresse des Empfängers, Datum, Rechnungsnummer, die Rechnungspositionen usw.
Das Aussehen des unteren Teils ist vorgegeben und unterteilt sich wieder ähnlich wie bei den alten Einzahlungsscheinen in einen Zahlteil und den Empfangsschein. Der maschinenlesbare QR-Code befindet im Zahlteil. Anders als bei den alten Einzahlungsscheinen ist der Zahlteil und der Empfangsschein aber schwarzweiss und wird zusammen mit dem oberen Teil der Rechnung mit ausgedruckt. Wenn man spezielles Papier für QR-Rechnungen kauft, hat das eigentlich nur eine Perforation, damit man den Zahlteil und den Empfangsschein einfach abtrennen kann.
Ja, man kann QR-Rechnungen genau gleich einfach - wie die alten Einzahlungsscheine auch - durch eintippen der auf dem Zahlteil aufgedruckten Zahlungsinformationen wie IBAN, Betrag usw. in allen Online-Bankingportalen bezahlen. Mit dem Zahlteil kann man QR-Rechnungen auch am Bank- oder Postschalter begleichen.
Auch das ist möglich. QR-Rechnungen kann man auch am Bank- oder Postschalter bezahlen. Bitte beachtet, dass man nur den Zahlteil und den Empfangsschein am Schalter abgeben darf.
Es gibt drei verschiedene Arten von QR-Rechnungen. Zwei davon - nämlich «QR-Rechnungen mit QR-Referenz» und «QR-Rechnungen mit Creditor Reference» - enthalten, wie der Name schon sagt, eine Referenznummer. Über diese Referenznummer können moderne Softwarelösungen wie ClubDesk Zahlungseingänge eindeutig einer gestellten Rechnung zuordnen.
Aber auch wenn euer Verein sich für die Verwendung von «QR-Rechnungen ohne Referenz» entscheidet, versucht ClubDesk, über die Rechnungsnummer den Betrag oder den Empfänger für jeden Zahlungseingang automatisch die passende Rechnung zu finden und schlägt die entsprechende Rechnung vor.
Mit ClubDesk können QR-Rechnungen in Schweizer Franken gestellt werden.
Wenn man im Ausland Zugang zum Online-Banking einer Schweizer Bank hat, kann man QR-Rechnungen auch aus dem Ausland begleichen. Ob ausländische Banken QR-Rechnungen unterstützen werden ist noch unklar. Banken in Grenznähe werden das hoffentlich anbieten. Bitte fragt direkt bei der entsprechenden Bank nach. Für solche Rechnungen sollte man, wegen der ISO Zertifizierung die Variante «QR-Rechnung mit Creditor Reference» verwenden.
Bei der Zahlung von QR-Rechnungen passieren wesentlich weniger Fehler als beim Abtippen der alten Einzahlungsscheine. Das bedeutet weniger nachfakturieren oder zurücküberweisen für eure*n Kassierer*in, weniger manuelles Suchen nach der zu einer Zahlung passenden Rechnung, also allgemein weniger Zeitaufwand für Fehlersuche und Nachbearbeitung. Und ihr bietet euren Mitgliedern einen tollen Service, in dem sie Vereinsrechnungen schnell, bequem und fehlerfrei bezahlen können. Da wird die eine oder andere Jahresmitgliedschaft, dann vielleicht auch mal etwas schneller und ohne Zahlungserinnerung überwiesen.
Praktisch alle online Banking-Portale unterstützen das Einlesen von QR-Rechnungen mit dem Handy oder einem Scanner. Dadurch ist das Bezahlen von Vereinsrechnungen für eure Mitglieder extrem einfach und bequem. Zudem passieren dann viel weniger Fehler, so dass man sich wirklich nur einmal um eine Rechnung kümmern muss.
QR-Rechnungen können auch am Post- oder Bankschalter beglichen werden.
Damit ihr in ClubDesk eine QR-Rechnung erstellen könnt, müsst ihr als Zahlungsverbindung für die Rechnung einfach eine QR-Zahlungsverbindung auswählen. Eine QR-Zahlungsverbindung erfasst ihr in weniger als einer Minute. Dieser Film zeigt, wie einfach das geht.
Nein. ClubDesk unterstützt das Erstellen von QR-Rechnungen schon seit dem 20.6.2020. Und da ClubDesk eine Online-Vereinssoftware ist, stehen alle Neuerungen immer automatisch allen Anwender*innen zur Verfügung, ohne dass man etwas installieren oder aktualisieren muss.
QR-Rechnungen können mit allen Versionen von ClubDesk erstellt werden. Wenn ihr QR-Rechnungen mit Referenznummern erstellen wollt, benötigt ihr aber ClubDesk S, M, L oder XL.
Die Online-Vereinssoftware ClubDesk ist kinderleicht zu erlernen und bestens geeignet für Sportvereine, Chöre, Theatergruppen, Gartenvereine, Fanclubs u.v.m. – also eigentlich für jeden Verein oder Gruppe von Menschen, die einem gemeinsamen Interesse nachgehen und ihre Organisation gut und einfach in die digitale Zukunft führen möchten.
Damit eine Software für Vereine wirklich funktioniert, muss sie einfach zu bedienen sein. Schau dir in diesem Film an, wie einfach die ClubDesk Vereinssoftware aussieht und wie schnell man die Vereinsverwaltung damit erledigt.
Weil du und alle, die sich in eurem Verein engagieren, es verdient haben: mit einer Vereinssoftware zu arbeiten, die den Aufwand für die Vereinsverwaltung für alle minimiert und mit der ihr eure Aufgaben schnell und einfach erledigen könnt. Führt auch euren Verein gut in die Zukunft, so wie schon 15.000 andere Vereine.
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