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In ClubDesk habt ihr einen kleinen Assistenten zur Seite, der euch hilft, eure Mitgliederdaten, Sponsorendaten usw. schnell, bequem und fehlerfrei in eure neue Vereinssoftware zu übernehmen. Diesen intelligenten Import könnt ihr übrigens auch nutzen, um später Kontaktdaten effizient zu aktualisieren oder zu ergänzen.
Probiert den Import doch einfach mal mit diesen Demodaten aus.
Wenn die zu importierende Textdatei Spaltentitel wie Vorname, Nachname, PLZ, usw. enthält, dann weiss ClubDesk automatisch, in welche Felder die Daten in dieser Spalte gehören. Und gibt es für bestimmte Daten noch kein entsprechendes Feld in ClubDesk, dann könnt ihr direkt beim Import ein neues Feld anlegen (z.B. für die Trikotgrösse). Super einfach und effizient.
In einigen Felder will man nur bestimmte Werte zulassen z.B. Herr, Frau, Familie. Wenn ClubDesk beim Import merkt, dass in einem solchen Feld ein Wert vorkommt der anders als einer der Vorgabewerte ist, dann könnt ihr direkt beim Import bestimmen, dass z.B. alle Vorkommnisse von „Fr.“ durch „Frau“ ersetzt werden sollen. Ihr könnt aber auch direkt während dem Import einen neuen Vorgabewert erstellen, z.B. wenn ihr merkt, dass „XL“ noch fehlt. So ist der Import von all euren Mitgliedern, Unterstützern, Partnern, usw. ruckzuck erledigt. Weitere Tipps & Tricks findet ihr in diesem Artikel der ClubDesk Wissensdatenbank.
Selbst wenn ClubDesk euch bei der Aktualisierung von vielen Kontaktdaten super unterstützt, ist es manchmal einfacher, Daten in Excel zu überarbeiten oder zu ergänzen. Dazu könnt ihr die Kontakte aus ClubDesk exportieren, dann z.B. in Excel überall 0049 durch +49 ersetzen oder ein neues Datenfeld mit einer Formel befüllen lassen. Da ClubDesk beim Export jeden Kontakt mit einer Identifikationsnummer versehen hat, können die geänderten oder ergänzten Daten beim Import automatisch den richtigen Kontakten zugeordnet werden. Gibt es keine ID-Nummer, verwendet ClubDesk die Namen für die Zuweisung.