Häufige Fragen (FAQ)

ClubDesk ist eine Online-Software. Um sich bei ClubDesk anzumelden und es für eure Vereinsverwaltung einzusetzen, braucht ihr nichts außer einem Computer mit Internetzugang und einem Webbrowser (z.B. Edge, Firefox, Safari, Chrome). Ihr müsst auf eurem Rechner weder ein Programm noch irgendwelche Plugins installieren.

Fast alle Vereinsarbeiten können zudem auch auf einem Tablet oder Handy erledigt werden.

So um die 25 bis 30 Minuten. Schaut euch zuerst den zweiminütigen Film "So funktionierts" an, um eine Übersicht zu erhalten, welche Arbeiten man wo erledigt. Dann empfehlen wir, sich die sechs Einführungsfilme zu den Modulen anzuschauen. Diese dauern jeweils um die vier Minuten. Danach seid ihr bereits in der Lage, selbstständig eure ersten Aufgaben in ClubDesk zu erledigen. Ihr werdet sehen, die einzelnen Programmbereiche sind so einfach und selbsterklärend, dass ihr vermutlich völlig ohne Handbuchlektüre auskommt.

Es gibt fünf Versionen von ClubDesk: Die kostenlose Version für kleine Vereine, die Einsteigerversion ClubDesk S für kleinere Vereine und ganz besonders Preisbewusste, die Version ClubDesk M für mittlere Vereine, die Version ClubDesk L für grössere Vereine und für Vereine mit erhöhtem Speicherbedarf und die Version ClubDesk XL für grosse Vereine. Bereits die ClubDesk M Version bietet allen Komfort. Die grösste Version benötigen Sie, wenn Sie mehr als 500 Mitglieder verwalten, sehr viele Kontaktadressen pflegen oder auf sehr viel Speicherplatz angewiesen sind.

Ja ClubDesk ist mobilfähig. Das heißt ihr könnt praktisch alle Vereinsarbeiten auch auf einem Tablet oder dem Handy erledigen. Es ist möglich, aber macht vermutlich wenig Sinn, auf einem Handy hunderte Neumitglieder oder Buchungen zu erfassen, das geht mit einer richtigen Tastatur vermutlich schneller. Aber mal die Handynummer eines Mitglieds zu korrigieren, einen Terminort zu aktualisieren oder eine News auf der Webseite online zu stellen, ist auf einem Handy oder Tablet mit ClubDesk kinderleicht und blitzschnell erledigt.

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Sportliche Fairness ist einer der wichtigsten Grundsätze bei ClubDesk. Ihr könnt euch daher ganz einfach und unkompliziert abmelden und euren Verein wieder herkömmlich verwalten. Ein E-Mail genügt. Um euch dies nicht zu erschweren, bietet ClubDesk sogar die Möglichkeit alle eure Daten zu exportieren. Auch der „Downgrade“ von einer kostenpflichtigen ClubDesk-Version auf ClubDesk Free ist jederzeit möglich (sofern die Größe eures Vereins nicht die Grenzen von ClubDesk Free sprengt).

ClubDesk S, M, L und XL könnt ihr für 30 Tage kostenlos ausprobieren. Und braucht ihr ein paar Tage mehr, genügt ein kurzes Mail. So könnt ihr zu Testzwecken auch mal mehr als 200 Mitglieder importieren oder eine umfangreiche Vereinswebseite erstellen. Testet jetzt unverbindlich den vollen Funktionsumfang der vier kostenpflichtigen Versionen.

Eure Vereinsdaten werden von ClubDesk ausschließlich bei führenden Providern gehostet. Diese gewähren eine nahezu 100-prozentige Verfügbarkeit und Sicherheit eurer Daten. Ihr geniesst damit einen optimalen Schutz vor Datenverlust durch gespiegelte Festplatten, redundante Internetanbindung und Stromversorgung, Brandschutzüberwachung usw.

Natürlich könnt ihr jederzeit bequem alle Vereinsdaten auf eure private Festplatte herunterladen, z.B. um eigene Sicherheitskopien zu erstellen, oder wenn ihr eure Vereinsdaten mit einer anderen Software weiterverwalten wollen. Unwahrscheinlich, aber man weiß ja nie.

Wer soll die Daten eines Mitglieds löschen können? Wer darf sehen, welche Personen eure Jahresmitgliedschaft noch nicht bezahlt haben? All dies könnt ihr selber bestimmen, und zwar auf einfachste Art und Weise.

Ja. ClubDesk läuft in einem Rechenzentrum in der Schweiz. Bezüglich der Datenübertragung in die Schweiz hat die Europäische Kommission zum Datenschutz einen Angemessenheitsbeschluss erlassen, welcher die Datenübertragung personenbezogener Daten aus einem EU Staat in die Schweiz ausdrücklich erlaubt. Siehe auch https://dsgvo-gesetz.de/art-45-dsgvo/ und https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en (Englisch)

Webseiten sind das mit Abstand wichtigste Kommunikationsmittel für Vereine. Und die allermeisten Internet-Nutzer verwenden dafür mobile Geräte wie zum Beispiel Smartphones. Mit einer mobilfähigen Seite erreicht ihr alle diese Personen - eure aktuellen Mitglieder oder auch potentielle neue Mitglieder für euren Verein.

Eigene Texte, Bilder, etc. lassen sich ganz einfach in ClubDesk übernehmen. Daten, die in ClubDesk vorliegen (Termine, Kontakte, etc.) braucht ihr nur sichtbar schalten und nie mehr separat erfassen oder aktualisieren.

Das Design kann jederzeit angepasst werden oder auch ganz geändert werden. In der Praxis hat es sich jedoch bewährt, zuerst die wichtigen Design-Ideen umzusetzen (z.B. Vereinsfarben festlegen) und dann die inhaltlichen Details anzugehen.

Funktionäre, Vorstandsmitglieder oder Gäste können unterschiedliche Zugriffsberechtigungen haben: Beispielsweise könnt ihr festlegen, dass nur Personen mit der Rolle „Vorstand“ Beiträge schreiben und nur „Funktionäre“ publizieren dürfen. Mehr Infos…

Formulare könnt ihr in ClubDesk genauso einfach einfügen wie andere Inhaltsblöcke. Wie das geht erfahrt ihr in der Online-Hilfe…

Ähnlich den orangen Einzahlungsscheinen verwenden auch QR-Rechnungen einen Zahlschein am Fuss der Seite. Statt in orange ist bei den QR-Rechnungen der Zahlschein jedoch in schwarz/weiss gehalten und enthält für die elektronische Verarbeitung einen quadratischen QR-Code.

Der QR-Code auf der Rechnung enthält alle relevanten Informationen für die Bezahlung einer Rechnung und lässt sich einfach per Handy oder Scanner einscannen. Das manuelle Eintippen der IBAN und Referenznummer im Online-Banking ist ebenfalls möglich. QR-IBAN Rechnungen können zudem (gleich wie die orangen Einzahlungsscheine) am Postschalter einbezahlt werden.

Es gibt drei Typen von QR-Rechnungen, die alle in ClubDesk zur Verfügung stehen: "QR-IBAN mit QR-Referenz" - diese lösen die orangen Einzahlungsscheine ab. "IBAN mit Creditor Reference" - diese erlauben das einfache Bezahlungen von Rechnungen auf Ihr Konto (inklusive dem späteren Zuordnen von Zahlungseingängen via der Referenznummer). IBAN ohne Referenz - diese lösen die roten Einzahlungsscheine ab.

Ja, wir empfehlen die Umstellung, obwohl ihr im Moment noch weiterhin Rechnungen per Banküberweisung oder mit orangen Einzahlungsscheinen erstellen könnt. Die orangen Einzahlungsscheine werden jedoch spätestens ab September 2022 abgelöst, daher empfiehlt es sich die Umstellung so früh wie möglich vorzunehmen.