VereinswissenMuss euer Verein eine Steuererklärung machen und Steuern zahlen?

Ein Verein wird als gemeinnützig vom Finanzamt anerkannt, wenn es sein Zweck ist, die Allgemeinheit selbstlos zu fördern. Das ist z.B. nicht mehr der Fall, wenn durch die Höhe der Mitgliederbeiträge die Zahl der Mitglieder beschränkt wird (z.B. die Mitgliedsbeiträge im Schnitt pro Jahr über 1.023 Euro liegen). Das Anbieten einer sinnvollen Freizeitgestaltung selbst reicht nicht als Begründung für Gemeinnützigkeit.

Vereine, die als gemeinnützig gelten können, sind Vereine, die folgendes fördern:

• Sport
• Kunst- und Kultur
• Jugend und Altenhilfe
• Naturschutz und Landschaftspflege
• Opfer von politischer, rassistischer oder religiöser Verfolgung
• Völkerverständigung und Toleranz
• Tierschutz, Tierzucht oder Hundesport
• Pflanzenzucht oder Kleingärtnerei
• Traditionelles Brauchtum

Ausführliche Informationen, wann ein Verein als gemeinnützig gilt und wann nicht, findet ihr in der Abgabenordnung 2020 §52 Gemeinnützige Zwecke.

Ein Verein gilt als mildtätig (oder wohltätig), wenn es sein Zweck ist, Personen selbstlos zu unterstützen, die wegen körperlicher, geistiger oder seelischer Probleme Hilfe benötigen oder deren Einkünfte tiefer als das Vierfache des Sozialhilfe-Regelsatzes sind. Werden nur Verwandte oder Mitglieder des Vereins unterstützt, gilt der Verein nicht als mildtätig (oder wohltätig).

Ausführliche Informationen, wann ein Verein als mildtätig gilt und welche Personen unterstützt werden dürfen, findet ihr in der Abgabenordnung 2020 §53 Mildtätige Zwecke.

Ein Verein oder eine Körperschaft gilt als kirchlich, wenn es sein bzw. ihr Zweck ist, eine Religionsgemeinschaft selbstlos zu unterstützen. Also z.B., wenn der Verein Gotteshäuser errichtet oder unterhält, Geistliche ausbildet oder Religionsunterricht gibt. Die unterstützte Religionsgemeinschaft muss aber eine Körperschaft des öffentlichen Rechts sein.

Ausführliche Informationen, wann eine Körperschaft als kirchlich gilt, findet ihr in der Abgabenordnung 2020 §54 Kirchliche Zwecke.

Der ideelle Bereich umfasst alle Aktivitäten, die direkt dem Vereinszweck dienen (also z.B. der Förderung des Skisports oder bei einem Gesangsverein der Chormusik) und keine wirtschaftlichen Ziele verfolgen. Einnahmen in dieser Sphäre sind in der Regel steuerfrei.

Beispiele für Einnahmen:

• Mitgliedsbeiträge
• Spenden
• Fördermittel/Zuschüsse
• Aufnahmegebühren

Beispiele für Ausgaben:

• Ersatz von Auslagen
• Ehrenamtspauschale / Übungsleiterpauschale
• Kosten für Geräte und Vereinskleidung (nur bei Nutzung für Vereinszweck)
• Raummieten und -pachten (nur bei Nutzung für Vereinszweck)

Die Vermögensverwaltung umfasst Tätigkeiten, bei denen das Vereinsvermögen genutzt wird, um Einnahmen zu generieren, ohne dass dabei eine aktive wirtschaftliche Betätigung im Vordergrund steht. Diese Einnahmen sind ebenfalls steuerfrei.

Beispiele für Einnahmen:

• Zinsen aus Kapitalanlagen
• Mieteinnahmen aus Immobilien oder Sportstätten
• Pachteinnahmen

Beispiele für Ausgaben:

• Kosten für Vermietung oder Verpachtung (auch Unterhaltskosten)
• Schuld- oder Negativzinsen
• Bankgebühren, Courtagen

Ein Zweckbetrieb liegt vor, wenn wirtschaftliche Aktivitäten des Vereins unmittelbar dem gemeinnützigen Satzungszweck dienen und der Satzungszweck ohne diese wirtschaftlichen Aktivitäten nicht möglich wäre. Diese Einnahmen sind zudem nur steuerbegünstigt, solange sie nicht mehr als zwingend nötig in Konkurrenz zu gewerblichen Unternehmen stehen (siehe Abgabenordnung §65). Bei einem Sportverein sind dies z.B. auch Sportveranstaltungen, deren Einnahmen inkl. Umsatzsteuer pro Jahr nicht 45.000 Euro übersteigen (siehe Abgabenordnung §67a). 

Beispiele für Einnahmen:

• Eintrittsgelder für gemeinnützige Veranstaltungen
• Kursgebühren für Bildungsmaßnahmen, die dem Vereinszweck dienen
• Startgebühren aus sportlichen Veranstaltungen, die dem Vereinszweck dienen
• Verkauf von Programmheften oder Festzeitschriften an Veranstaltungen, die dem Vereinszweck dienen
• ACHTUNG: Nicht zum Zweckbetrieb gehören Werbeeinnahmen oder Einnahmen aus dem Verkauf von Essen und Getränken.

Beispiele für Ausgaben:

• Kosten für Veranstaltungen, die die dem Vereinszweck dienen
• Kosten für Programmhefte oder Festzeitschriften (nur wenn diese keine Werbung enthalten)
• Betrieb von Einrichtungen, die direkt dem Vereinszweck zugutekommen
   

Ausnahmen für ausgewählte Zweckbetriebe

Wirtschaftliche Tätigkeiten können auch dann dem Zweckbetrieb zugerechnet werden, wenn nicht alle im Abschnitt "Zweckbetrieb" genannten Bedingungen erfüllt sind. Nämlich dann, wenn der Satzungszweck des Vereins der Betrieb des Folgenden ist. Diese Ausnahmen sind in der Abgabeordnung in den § 66, 67, 67a und 68 genau festgehalten und gehen dem §65 vor:

• Wohlfahrtspflege
• Mahlzeitendienste
• Alten- und Pflegeheime usw.
• Kindergärten, Studentenheime usw.
• Jugendherbergen
• Versorgungeinrichtungen von Flüchtlingen
• Werkstätten für behinderte Menschen
• Kulturelle Einrichtungen (Museen oder Theater)
• Bestimmte sportliche Veranstaltungen

Der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb umfasst alle Tätigkeiten, die nicht dem gemeinnützigen in der Satzung festgehaltenen Zweck des Vereins dienen und die darauf abzielen, Einnahmen zu erzielen. Dazu gehören alle Erträge, die weder im ideellen Bereich noch bei der Vermögensverwaltung oder im Zweckbetrieb anfallen.

Beispiele für Einnahmen:

• Verkauf von Speisen und Getränken an Vereinsfesten
• Verkauf von Waren (z.B. Fanartikel, Sportartikel)
• Stundenweise Vermietung von Räumen, Sportanlagen und Sportgeräten an Nichtmitglieder
• Werbung in Vereinszeitschriften und Programmheften
• Banden-, Plakat-, Trikot- oder Gerätewerbung durch den Verein

Beispiele für Ausgaben:

• Anschaffung von Speisen und Getränken für den Verkauf
• Ausgaben für Personal an Festen (Putzen, Bedienen, Ausschenken, Entertainment)
• Gema-Gebühren, Ausstrahlungs-Lizenzen (z.B. für Eurosport oder Sky)
• Anschaffung von Waren für den Wiederverkauf (Fanartikel, Sportartikel usw.)
• Ausgaben für Werbemaßnahmen

Vereine zahlen keine Einkommensteuer. Sie ist eine Steuer für natürliche Personen und nicht für Körperschaften, zu denen alle Vereine zählen (gemeinnützige und nicht gemeinnützige, eingetragene und nicht eingetragene).

Für Einnahmen aus dem ideellen Bereich, der Vermögensverwaltung und dem Zweckbetrieb fallen für gemeinnützige Vereine keine Körperschaftsteuern an.

Wenn Vereine Einkünfte aus wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben (Festen, Fanshops usw.) erzielen und dabei die Einnahmen die Grenze von 45.000 Euro überschreiten, muss Körperschaftssteuer entrichtet werden. Überschüsse aus diesen Aktivitäten sind zu versteuern (aktuell 15% des Gewinns), wobei ein Freibetrag von 5.000 Euro berücksichtigt wird. Erzielt euer Verein also in diesem Steuerbereich Einnahmen/Umsatz von über 45.000 Euro und damit zum Beispiel einen Überschuss/Gewinn von 7.000 Euro, müsst ihr auf 2.000 Euro (7.000 – 5.000 Freibetrag) 15% Körperschaftssteuer, also 300 Euro an das Finanzamt abgeben.

Liegt die Summe aller Einnahmen aller wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe (bei Spartenvereinen, Einnahmen aller Sparten) eines Jahres nicht über 45.000 Euro (inklusive MwSt.) oder der Gewinn nicht über 5.000 Euro muss der Verein keine Körperschaftsteuer bezahlen. Zudem müssen gemeinnützige Vereine mit einem Gewinn von unter 5.000 Euro nur alle drei Jahre eine Körperschaftsteuererklärung einreichen.

Körperschaftssteuererklärung online einreichen

Vereine können für die Einreichung der Körperschaftsteuererklärung kostenlos das Online-Portal ELSTER der deutschen Steuerverwaltungen aller Länder und des Bundes verwenden. Eine gute Anleitung für das Ausfüllen der Online-Körperschaftsteuererklärung, stellt die Finanzverwaltung für Nordrhein-Westfalen zur Verfügung (ist in allen Bundesländern nutzbar). 

Für Einnahmen aus dem ideellen Bereich, der Vermögensverwaltung und dem Zweckbetrieb fallen für gemeinnützige Vereine keine Gewerbesteuern an.

Für die Gewerbesteuer gelten dieselben Freigrenzen (Umsatz ≤ 45.000 Euro) und Freibeträge (Gewinn ≤ 5.000 Euro) wie bei der Körperschaftsteuer. Liegt die Summe aller Einnahmen aller wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe eines Jahres nicht über 45.000 Euro und der Gewinn nicht über 5.000 Euro, wird keine Gewerbesteuer fällig. Für gemeinnützige Vereine ist der Gewerbeertrag also bis 5.000 Euro steuerfrei.

Liegt der Gewinn des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs über 5.000 Euro, müssen auch gemeinnützige Vereine eine Gewerbesteuererklärung abgeben. Das entsprechende Formular für die elektronische Übermittlung findet ihr im Formular-Management-System der Bundes­finanz­verwaltung.

Grundsätzlich müssen auch Vereine Umsatzsteuer auf die Umsätze abführen, die sie in den unternehmerischen Sphären, also in der Vermögensverwaltung, dem Zweckbetrieb oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb erzielen. Für Umsätze im ideellen Bereich fällt hingegen keine Umsatzsteuer an. Aber auch für die Einnahmen in der unternehmerischen Sphäre gelten für gemeinnützige Vereine Freigrenzen oder reduzierte Steuersätze.

Das Wichtigste zur Umsatzsteuer in Kürze

Wenn der Umsatz im letzten Jahr nicht über 25.000 Euro und im laufenden Jahr voraussichtlich nicht über 100.000 Euro liegt, muss wie folgt Umsatzsteuer abgeführt werden:

• In allen Sphären: Keine Umsatzsteuer fällig

Wenn der Umsatz im letzten Jahr über 25.000 Euro oder im laufenden Jahr voraussichtlich über 100.000 Euro liegt, muss wie folgt Umsatzsteuer abgeführt werden:

• Im ideellen Bereich: Keine Umsatzsteuer fällig
• In der Vermögensverwaltung: Reduzierter Steuersatz von 7%
• Im Zweckbetrieb: Reduzierter Steuersatz von 7%
• Im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb: Normaler Steuersatz (19% oder 7%)

Wie bei einer Neugründung des Vereins zur Berechnung des Jahresumsatzes vorgegangen werden muss, könnt ihr im PDF "Vereine & Steuern: Arbeitshilfe für Vereinsvorstände" der Finanzverwaltung NRW ab Seite 70 nachlesen. Und wenn ihr wissen wollt, wie ihr überhaupt einen Verein gründet, findet ihr im ClubDesk Vereinswissens-Ratgeber "Verein gründen" alle wichtigen Schritte dazu.

Freigrenze für kleine Vereine (≤ 25.000 Euro Umsatz)

Kleine Vereine, deren Bruttoeinnahmen aus all seinen unternehmerischen Tätigkeiten (Vermögensverwaltung, Zweckbetrieb, wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb) im Vorjahr 25.000 Euro und im laufenden Jahr voraussichtlich 100.000 Euro nicht übersteigen, müssen keine Umsatzsteuer entrichten. Hier profitieren Vereine von der sogenannten "Kleinunternehmerregelung". Darum gilt dies sowohl für gemeinnützige als auch nicht gemeinnützige Vereine.

Sobald ihr den Betrag von 100.000 Euro überschreitet, z.B. am 7. November, gilt ab dann für euch die "Regelunternehmerregelung". Ab diesem Zeitpunkt fällt dann z.B. bei jeder Rechnung die Umsatzsteuer für alle steuerbaren Beträge an. Zusätzlich gelten dann augenblicklich die Vorschriften für Regelunternehmer, wie beispielsweise die Pflicht der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Damit zählt der Verein nach der "Regelunternehmerregelung" auch zu den IST-Versteuerern (d.h. Umsatzsteuer muss erst dann abgeführt werden, wenn der Kunde auch tatsächlich bezahlt hat). Seit dem 1. Januar 2025 muss der Verein die Angabe, dass er IST-Versteuerer ist, pflichtgemäß auf jeder Rechnung angeben. Kurz gesagt: Die 100.000-Euro-Grenze führt direkt zu wesentlichen Veränderungen für den Verein. Es ist also wichtig, dass ihr sorgfältig über alle steuerbaren Einnahmen Buch führt, damit ihr sofort merkt, wann ihr die 100.000 Euro Grenze überschreitet.

Aber Achtung, egal ob für euren Verein die Kleinunternehmerregelung gilt oder nicht, ihr müsst immer eine Umsatzsteuerjahreserklärung abgeben und die Kleinunternehmerregelung beantragen. Und natürlich dürfen Vereine, für die die Kleinunternehmerregelung gilt, ihren Kunden die Umsatzsteuer nicht verrechnen und auch keine Vorsteuerabzüge vornehmen.

Ob es sich lohnt auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten, wenn z.B. wegen sehr großen Anschaffungen der Vorsteuerabzug größer als die Umsatzsteuer ist, könnt ihr im PDF "Vereine & Steuern: Arbeitshilfe für Vereinsvorstände" der Finanzverwaltung NRW ab Seite 70 nachlesen.

Umsätze im ideellen Bereich

Für Umsätze, die im ideellen Bereich des Vereins erzielt werden, muss grundsätzlich keine Umsatzsteuer abgeführt werden. Das bedeutet aber auch, dass für Lieferungen und Leistungen für den ideellen Bereich keine Vorsteuer abgezogen werden kann.

Zu den typischen Einnahmen des ideellen Bereichs zählen Mitgliedsbeiträge, Spenden usw. Dies aber auch nur dann, wenn diese für den Satzungsgemäßen Zweck des Vereins verwendet werden und nicht spezifische Leistungen für ein einzelnes einzelnen Mitglieds abgelten (z.B. individuelle Rechtsberatung für Mitglieder). Ausführlichere Erläuterungen wann Einnahmen im ideellen Bereich trotzdem Umsatzsteuerpflichtig sind findet ihr im PDF "Vereine & Steuern: Arbeitshilfe für Vereinsvorstände" der Finanzverwaltung NRW ab Seite 62.

Software-Tipp
Sollte euer Verein umsatzsteuerpflichtig sein, unterstützt euch die Vereinssoftware ClubDesk mit einem Standardkontenrahmen für Vereine. Dieser macht es Vereinen einfach, eure Einnahmen den richtigen Umsatzsteuersätzen zuzuweisen. Zusätzlich bietet ClubDesk euch die Möglichkeit, übersichtliche Berichte zu erstellen, welche die für das Finanzamt relevanten Umsatzsteuerinformationen direkt anzeigen.

Vermögensverwaltung

Alle Vereine, für die nicht die Kleinunternehmerregelung gilt, müssen auf Umsätze aus der Vermögensverwaltung (Zinsen, Mieteinnahmen, ...) Umsatzsteuer zahlen. Für gemeinnützige Vereine gilt jedoch ein ermäßigter Steuersatz von 7% und für nicht gemeinnützige Verein der "normale" Steuersatz von 19%.

Zweckbetrieb

Auch hier gilt: Vereine, die nicht der Kleinunternehmerregelung unterliegen, müssen auf die Umsätze, die im Zweckbetrieb erzielt werden (Kursgebühren, Startgelder ...), immer Umsatzsteuer abführen. Gemeinnützige Vereine zahlen jedoch nur einen ermäßigten Steuersatz von 7%.

Der reduzierte Satz von 7% gilt aber nur dann, wenn die Einnahmen aus den Leistungen des Zweckbetriebs im direkten Zusammenhang mit dem satzungsgemäßen Zweck des Vereins stehen (z.B. Eintrittsgelder für Auftritte eines Theatervereins). Oder wenn die Einnahmen nicht aus Leistungen stammen, die in direkter Konkurrenz mit Leistungen anderer Unternehmen stehen (die der normalen Umsatzsteuer unterliegen).

Weitere Informationen, wie z.B. vorgegangen werden muss, wenn mehrere Vereine gemeinsam Leistungen im Zweckbetrieb erbringen, findet ihr im PDF "Vereine & Steuern: Arbeitshilfe für Vereinsvorstände" der Finanzverwaltung NRW ab Seite 52.

Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb

Auf Umsätze des wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs müssen alle Vereine die Standardumsatzsteuersätze von 19% bzw. 7% (z.B. für Bücher, Obst) bezahlen.

Besondere Umsatzsteuerbefreiungen

Zusätzlich gelten für gemeinnützige Vereine Befreiungen von der Umsatzsteuer für Einkünfte aus einer Vielzahl von speziellen Tätigkeiten. Hier eine Liste der wichtigsten Steuerbefreiungen: 

• Unterricht, Vorträge, Sporttrainings wissenschaftlicher oder belehrender Art (wenn Einnahmen nur zur Kostendeckung dienen)
• Instandhaltung von Museen, Theatern, Zoos, Bibliotheken, Parks, Denkmälern, ... (mit Bescheinigung der Landesbehörde)
• Lotterie- und Rennwetteinnahmen (wenn nicht von Rennwett- und Lotteriesteuer befreit)
• Vermietung oder Verpachtung von Räumlichkeiten und Grundstücken (ohne das Inventar und Sportanlagen sind nicht steuerbefreit)
• Teilnehmergebühren für kulturelle und sportliche Veranstaltungen
• Kost und Logis für Beherbergung von Jugendlichen zu Ausbildungszwecken
• Hat euer Verein Einnahmen aus einer dieser Aktivitäten erhalten, könnt ihr im PDF "Vereine & Steuern: Arbeitshilfe für Vereinsvorstände" der Finanzverwaltung NRW ab Seite 64 die genauen Rahmbedingungen für eine Umsatzsteuerbefreiung von solchen Einkünften nachlesen.

Vorsteuer

Wenn ein Verein im Rahmen seiner wirtschaftlichen Tätigkeit Dienstleistungen oder Waren von anderen Unternehmen einkauft und er nicht unter die Kleinunternehmerregel fällt, hat er grundsätzlich die Möglichkeit, die darauf erhobene Umsatzsteuer (Vorsteuer) von seiner eigenen Umsatzsteuerschuld abzuziehen.

Dabei ist es jedoch wichtig zu klären, für welche Sphäre die bezogene Leistung verwendet wird. Vorsteuer auf Lieferungen und Leistungen für den ideellen Bereich des Vereins können nicht von der eigenen Umsatzsteuer abgezogen werden. Auch die Vorsteuer für Leistungen, die im Zusammenhang mit besonderen umsatzsteuerbefreiten Tätigkeiten stehen (z.B. Unterricht, Vorträge, Teilnahmegebühren, usw. siehe Abschnitt oben) können nicht abgezogen werden.

Beschäftigt der Verein Mitarbeiter, muss für diese die Lohnsteuer einbehalten und abgeführt werden. Für Minijobber sind pauschale Abgaben zu entrichten, die sich auf die Renten- und Krankenversicherung sowie die Lohnsteuer verteilen. Eine ehrenamtliche Tätigkeit ist hingegen nicht zwingend ein Dienstverhältnis, für das Lohnsteuer einbehalten werden muss. Auch für selbständig für den Verein tätige Personen muss keine Lohnsteuer durch den Verein abgeführt werden. Wann Aufwandsentschädigungen durch den Verein von der Steuer befreit sind, wird nachfolgend genau erklärt.

Es liegt in der Verantwortung des Vereins und der verantwortlichen Vorstandsmitglieder, dass die Lohnsteuer- und Versicherungsabgaben korrekt erfasst und abgeführt werden. Alle Gesetzestexte dazu findet ihr in der Lohnsteuerdurchführungsverordnung des Bundes.

Eine sehr gute Übersicht, wann euer Verein Sozialversicherungsbeiträge zahlen muss, findet ihr im PDF "Prüfschema für Vereine" der Minijob-Zentrale.

Ob und für welche Zahlungen und Beträge der Empfänger Einkommenssteuer abführen muss, hängt unter anderem von der Art der Beschäftigung (selbstständig, unselbstständig), der Art der für den Verein geleisteten Tätigkeit (Vorstandsarbeit, Übungsleitung) und der Höhe des Betrags ab. Alles Wichtige dazu erfahrt ihr in den folgenden Abschnitten.

Arbeitnehmer, selbstständig oder ehrenamtlich

Ob Lohnsteuer vom Verein abgeführt werden muss, hängt in erster Linie davon ab, ob Mitarbeitende selbstständig oder ehrenamtlich oder unselbstständig also als Arbeitnehmende für den Verein tätig sind. Hier die Definition dieser Begriffe:

Arbeitnehmende

Existiert ein "normaler" Arbeitsvertrag, gelten Mitarbeitende als Arbeitnehmende. Gibt es keine entsprechende Regelung, gilt eine Person in der Regel als Arbeitnehmer*in, wenn eine Arbeitsleistung geschuldet ist, die Arbeitsleistung im Schnitt über 6 Stunden pro Woche liegt oder eine Lohnfortzahlung, während Urlaub oder Krankheit, geleistet wird.

Typische Beispiele für Arbeitnehmende sind fest angestellte Geschäftsführer, Platzwarte, hauptberufliche Trainer, Köche, Bedienpersonal im Vereinslokal, nebenberufliche Trainer, Chorleiter usw. die mehr als 6 Stunden pro Woche für den Verein tätig sind.

Ausführlichere Informationen, welche Kriterien das Finanzamt als Indikatoren für ein Anstellungsverhältnis sieht, findet ihr im PDF "Vereine & Steuern: Arbeitshilfe für Vereinsvorstände" der Finanzverwaltung NRW ab Seite 73.

Für Arbeitnehmende muss der Verein die normale Lohnsteuer einbehalten und abführen, die üblichen Sozialabgaben leisten und ein Lohnkonto führen.

Tipp: Auch Vereine können Mitarbeitende in einer geringfügigen Beschäftigung anstellen (Mini-Jobs: Lohn max. 520 € pro Monat, max. 70 Arbeitstage pro Kalenderjahr) und müssen dann lediglich eine Pauschalabgabe von maximal 30% (15% Rentenversicherung, 13% Krankenversicherung und 2% Pauschsteuer), aber keine Lohnsteuer zahlen. Mehr Infos findet ihr bei der Minijob-Zentrale.

Selbstständige Mitarbeitende

Wenn Mitarbeitende keinen Arbeitsvertrag mit einem Verein haben und selbst bestimmen, wann, wo und mit welchen Mitteln sie ihre Arbeit erledigen, zu welchem Preis sie eine Arbeit ausführen, selbst für ihre Krankheit, Unfall und Altersvorsorge sorgen oder weniger als 6 Stunden pro Woche für den Verein tätig sind, dann gelten diese Personen vermutlich als selbständig.

Beispiele dieser Gruppe sind, Pächter eines Vereinslokals, Hauptberufliche Übungsleiter, die für mehrere Vereine und auf eigene Rechnung tätig sind, nebenberufliche Übungsleiter ohne Arbeitsvertrag mit dem Verein, die unter 6 Wochenstunden für den Verein arbeiten.

Für durch selbständige Mitarbeitende ausgeführte und abgerechnete Tätigkeiten muss der Verein keine Lohnsteuer abführen. Allerdings muss der Zahlungsempfänger die Vergütungen bei der Einkommenssteuer angeben.

Ehrenamtliche Mitarbeitende

Mitglieder, die hin und wieder Aufgaben im Verein übernehmen, dies aus persönlicher Verbundenheit und nicht zum Erwerbszweck tun, werden nicht als Arbeitnehmende angesehen. 

Typische ehrenamtliche Mitarbeitende sind Mitglieder, die nur einmal pro Jahr am Vereinsfest mitarbeiten oder im Vorstand tätig sind und nur Auslagenersatz oder Verzehrgeld erhalten.

Ausnahmen: Freigrenzen, Freibeträge und Pauschalierung

Aufwandersatz (bis 256 Euro pro Jahr)

Erhalten ehrenamtliche Mitarbeitende lediglich einen Aufwandersatz (für Fahr- Telefonkosten, Porto usw.) ist dieser nicht steuerpflichtig. Dies sogar dann, wenn der erstattete Betrag geringfügig (256 Euro) über den tatsächlichen Aufwendungen pro Jahr liegt. Das ist eine Freigrenze. Liegt der Aufwandersatz auch nur etwas über 256 Euro, muss der gesamte Betrag versteuert werden. Weitere Infos dazu findet man bei Vereinsknowhow.de unter: Aufwandsersatz oder im PDF "Steuertipps für Vereine" des Niedersächsisches Finanzministeriums ab Seite 71.

Tipp: Aufwandersatz kann z.B. auch an für den Verein tätige Amateursportler bezahlt werden, denen die Ehrenamtspauschale nicht gewährt werden kann.

Ehrenamtspauschale (bis 840 Euro pro Jahr)

Bezahlt der Verein bestimmten ehrenamtlichen Mitarbeitenden (z.B. Vereinsvorsitzende, Schriftführern, usw.) eine Ehrenamtspauschale, die 840 Euro im Jahr nicht übersteigt (Stand 2025), müssen für diesen Betrag weder Steuern noch Sozialabgaben geleistet werden. Das ist ein Freibetrag. Liegt die Aufwandsentschädigung also über 840 Euro, muss nur der Betrag, der über die 840 Euro hinaus geht, versteuert werden.

Die Ehrenamtspauschale kann jeder Person, die ehrenamtlich im ideellen Bereich oder Zweckbetrieb des Vereins tätig ist, auch Nicht-Mitgliedern, durch Beschluss der Mitgliederversammlung oder des Vorstands zugesprochen werden. Sollen auch Mitglieder des Vorstands eine Ehrenamtspauschale erhalten, muss das in der Satzung festgeschrieben werden. Ausführliche Details zur Ehrenamtspauschale findet ihr im ClubDesk Vereinswissens-Ratgeber "Ehrenamtspauschale".

Übungsleiterfreibetrag (bis 3.000 Euro pro Jahr)

Bestimmte, für einen gemeinnützigen, kirchlichen oder mildtätigen Verein tätige Personen, können von der Übungsleiterpauschale profitieren. Ist die Tätigkeit nebenberuflich (weniger als 14 Stunden pro Woche), sind die Personen als Trainer*in, Chorleiter*in, Übungsleiter*in, Ausbilder*in, Erzieher*in, usw. oder in der Pflege tätig und liegt die Pauschale unter 3.000 Euro pro Kalenderjahr, sind diese Einkünfte Lohnsteuer- und sozialleistungsfrei. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Tätigkeit selbstständig oder unselbstständig ausgeführt wird. Da es sich um einen Freibetrag handelt, muss bei einer Vergütung von über 3.000 Euro nur der Betrag versteuert werden, der über 3.000 Euro liegt. Alle Details zur Übungsleiterpauschale findet ihr im ClubDesk Vereinswissens-Ratgeber "Übungsleiterpauschale".

Kumulierung: Sonderfall Vorstand und Trainer

Ist eine Person z.B. sowohl im Vorstand als auch als Trainer tätig, kann der Verein eine Ehrenamtspauschale und eine Übungsleiterpauschale erstatten und zwar beides steuerfrei, sofern wirklich zwei unterschiedliche Tätigkeiten ausgeübt werden und alle weiteren Voraussetzungen erfüllt werden. 

Pauschalierung (25% Lohnsteuer Pauschale)

Bei Löhnen für bestimmte gelegentliche, kurz andauernde Arbeiten (z.B. an einem Vereinsfest oder Turnier) kann pauschal 25% des Lohns zzgl. Kirchensteuer an das Finanzamt bezahlt werden, wenn der Lohn nicht über 19 Euro pro Stunde liegt und die Tätigkeit nicht länger als 18 Arbeitstage am Stück dauert.

Ein Vorteil für den bzw. die Arbeitnehmerin ist, dass pauschalierte Löhne bei ihrer Einkommenssteuer außer Betracht bleiben. Alle Details zur Pauschalierung findet ihr ihr im PDF "Vereine & Steuern: Arbeitshilfe für Vereinsvorstände" der Finanzverwaltung NRW ab Seite 79.

Grundsätzlich müssen auch Vereine Steuern auf Kapitalerträge bezahlen (25% zzgl. Solidaritätszuschlag), also auf Zinsen für Bankguthaben, Wertpapiere, Obligationen, Dividenden, Gewinne beim Verkauf von Aktien usw. Vereine, die vom Finanzamt als gemeinnützig anerkannt und von der Körperschaftssteuer befreit sind (Voraussetzungen siehe Abschnitt "Körperschaftssteuer" oben), können das Abführen der Kapitalertragssteuer jedoch vermeiden. Dazu müsst ihr eurer Bank einen aktuellen Freistellungsbescheid (GEM Formular) oder eine Nichtveranlagungsbescheinigung (NV-2B Bescheinigung) schicken.

Als vom Finanzamt als gemeinnützig, kirchliche oder mildtätig anerkannte Vereine, müssen im Fall von Schenkungen oder Erbschaft keine Erbschafts- und Schenkungssteuer zahlen, sofern das erworbene Vermögen nur für den ideellen Bereich des Vereins genutzt wird und der Verein seine Gemeinnützigkeit innerhalb der nächsten zehn Jahre nach dem Vermögenserwerb nicht verliert.

Für nicht gemeinnützige Vereine gilt ein Freibetrag von 20.000 Euro. Auf den darüberhinausgehenden Betrag wird bis 6.000.000 Euro eine Steuer von 30% erhoben.

Wenn euer Verein Halter eines Kraftfahrzeugs ist, das Fahrzeug also auf den Verein zugelassen ist, müsst ihr Kraftfahrzeugsteuer abführen. Für Vereine gibt es keine Vergünstigungen bei der Kraftfahrzeugsteuer. Zuständig für die Kraftfahrzeugsteuer ist die Bundeszollverwaltung.

Auf der Webseite der Generalzolldirektion findet ihr alle wichtigen Informationen und z.B. auch einen KFZ-Steuerrechner.

Nutzt ein gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Verein Grundstücke oder Gebäude selbst für den ideellen Bereich oder den Zweckbetrieb (z.B. überwiegend für Trainings, Proben, Sportveranstaltungen oder Auftritte von Amateuren ohne Eintrittsgeld), wird keine Grundsteuer fällig.

Typischerweise sind also Sporthallen, Sportplätze, Schulungsräumlichkeiten, Aufenthalts und Geräteräume von gemeinnützigen Vereinen nicht grundsteuerpflichtig. Wenn das Grundstück oder Gebäude jedoch nicht begünstigten Dritten vermietet oder zur Nutzung überlassen oder als Wohnraum genutzt wird, muss Grundsteuer bezahlt werden.

Erwirbt euer Verein Grund, wird immer die Grunderwerbsteuer fällig, außer es handelt sich um eine Schenkung oder eine Erbschaft.

Weitere Infos findet ihr ihr im PDF "Vereine & Steuern: Arbeitshilfe für Vereinsvorstände" der Finanzverwaltung NRW ab Seite 86.

Gemeinnützige, mildtätige oder kirchliche Vereine müssen unter bestimmten Voraussetzungen keine Lotteriesteuer bezahlen. Dazu muss der Gesamtpreis aller Lose unter 40.000 Euro liegen und der Gewinn dem ideellen Zweck des Vereins zugutekommen. Bitte beachtet, dass Lotterien, Tombolas und Ausspielungen von der zuständigen Behörde erlaubt sein müssen. Zudem müssen Lotterien, Tombolas und Ausspielungen immer dem Finanzamt angezeigt werden.

In vielen Regionen Deutschlands muss keine Einzelerlaubnis eingeholt werden, wenn es sich um eine sogenannte kleine Lotterie handelt, und die Bedingungen der von der zuständigen Behörde festgelegten "allgemeinen Erlaubnis" entsprechen (z.B. wenn der Gesamtpreis aller Lose unter 5.000 Euro liegt oder ein bestimmter Prozentsatz als Preise ausgezahlt wird). Zuständig ist je nach Gebiet, in der die Lotterie stattfindet, die Gemeinde oder Bezirksregierung.

Hier beispielhaft die allgemeine Erlaubnis einiger Regierungen:

• "Lotterie oder Ausspielung anzeigen" beim Bundesministerium des Inneren
• "Anzeige einer Lotterie oder Ausspielung" der Finanzämter Baden-Württemberg.
• "Lotterie anzeigen" Hessisches Ministerium für Digitalisierung und Innovation
• "Kleine Lotterien - Beantragung einer Erlaubnis oder Anzeige" Regierung Oberbayern

Wollt ihr die Erträge für andere als den ideellen Zweck verwenden oder ist euer Verein nicht als gemeinnützig, mildtätig oder kirchlich anerkannt, sind nur Lotterien bis zu einem Gesamtwert der Lose bis 1.000 Euro von der Lotteriesteuer befreit. Aber auch in diesem Fall muss die Lotterie von der zuständigen Behörde erlaubt sein und muss immer dem Finanzamt angezeigt werden.

Unter Spenden versteht man Geld und Sachleistungen oder auch den Verzicht auf Spesenerstattung, die eine Person oder auch Firma einem gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Verein freiwillig zukommen lässt, ohne dafür eine Gegenleistung zu erhalten. Die Überlassung eines Computers gilt also auch als Spende, nicht aber wenn ein Mitglied umsonst für den Verein Arbeiten erledigt oder sein Fahrzeug zur Verfügung stellt (außer es gibt einen Vertrag oder einen Artikel in der Satzung, in dem eine Erstattung für eine bestimmte Leistung festgelegt ist und auf die dann verzichtet wird).

Auch Mitgliederbeiträge können Spenden sein, allerdings nur dann, wenn sie nicht zur Erbringung einer Leistung für die Mitglieder verwendet werden. Das heißt, Mitgliederbeiträge an Sportvereine, Chöre, Buchclubs usw. sind keine Spenden.

Weitere Details dazu, was für Spenden es gibt und unter welchen Bedingungen Leistungen als Spenden gelten, findet ihr ihr im PDF "Vereine & Steuern: Arbeitshilfe für Vereinsvorstände"der Finanzverwaltung NRW ab Seite 31.

Erhalten Vereine, die als gemeinnützig, mildtätig oder kirchlich anerkannt sind, Spenden und werden diese Spenden ausschließlich für den ideellen Zweck des Vereins verwendet, werden diese nicht zum Gewinn gerechnet und sind somit für den Verein steuerfrei (siehe auch Abschnitt Körperschaftssteuer und Umsatzsteuer oben).

Spenden an gemeinnützige Vereine können durch die Spender*innen von der Steuer abgesetzt werden. Bei Personen liegt die Abzugsobergrenze bei 20% der Einkünfte und bei Firmen bei 4‰ des Umsatzes und der Lohnsumme im Kalenderjahr der Spende.

Grundsätzlich ist es immer von Vorteil dem Spender bzw. der Spenderin eine Zuwendungsbestätigung zu schicken. Das macht es den Spendern sehr einfach ihre Steuererklärung auszufüllen und führt daher dazu, dass die Person eurem Verein eher mal wieder etwas spendet.

Wenn die Spende nicht höher als 300 Euro ist, genügt als Beleg auch eine Einzahlungs- oder Buchungsbestätigung (z.B. Lastschriftbeleg oder Kontosauszug der Bank).

Die Zuwendungsbestätigung muss dem amtlichen Muster entsprechen und von einer Zeichnungsberechtigen Person des Vereins unterschrieben sein. Um gültige Zuwendungsbestätigungen erstellen zu können, muss die Anerkennung eures Vereins als gemeinnützig, mildtätig oder kirchlich aktuell sein (nicht älter als 3 Jahre). Auf der Webseite des Bundesfinanzministeriums findet ihr Musterformulare für Zuwendungsbestätigungen.

Weitere Infos zu Themen wie Spendenhaftung, Aufbewahrungspflicht, Spendenobergrenzen für Stiftungen findet ihr ihr im PDF "Vereine & Steuern: Arbeitshilfe für Vereinsvorstände" der Finanzverwaltung NRW ab Seite 31.