Alles, was ihr wissen solltet zuE-Rechnung im Verein – Was euer Verein beachten muss

Ab dem 1.1.2025 wird die Nutzung von E-Rechnungen in Deutschland über mehrere Jahre Schritt für Schritt zur Pflicht und vielleicht fragt ihr euch: Was genau bedeutet das für unseren Verein? Ab wann ändert sich etwas, und betrifft es uns überhaupt? Keine Sorge – für die komplette Umstellung von Papier- oder PDF-Rechnungen auf E-Rechnungen habt ihr mehrere Jahre Zeit. Die ersten Sachen, die ihr ab dem 1. Januar 2025 ändern müsst, sind einfach umzusetzen. In diesem Artikel erfahrt ihr, welche Änderungen wann auf euch zukommen. So seid ihr bestens vorbereitet und könnt euren Verein nach und nach auf E-Rechnungen umstellen.

Das Wichtigste in Kürze

  • Ab dem 1.1.2025 müssen praktisch alle Vereine in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ausgenommen davon sind nur Vereine, die ausschließlich im ideellen Bereich tätig sind, also keine wirtschaftlichen Aktivitäten ausüben.
  • Konkret bedeutet dies, dass ihr in der Lage sein müsst, E-Rechnungen zu empfangen, sie zu lesen und rechtskonform zu archivieren. Für den Empfang reicht eigentlich schon eine E-Mailadresse und auch das Lesen und Archivieren ist einfach.
  • Den Versand von Rechnungen an Unternehmen müssen Vereine erst in den kommenden Jahren schrittweise auf E-Rechnung umstellen. Die E-Rechnungs-Pflicht gilt jedoch nicht für Rechnungen an Privatpersonen, wie z. B. die Vereinsmitglieder.
  • Noch bis zum 31.12.2026 kann euer Verein alle Rechnungen wie bisher verschicken – sei es per Post oder als PDF.
  • Vereine, die einen Jahresumsatz unter 800.000 Euro haben, dürfen Rechnungen an Unternehmen noch bis zum 31.12.2027 weiterhin per Post oder als PDF verschicken.
  • Erst ab 01.01.2028 gilt für alle Vereine, dass Rechnungen an Unternehmen als E-Rechnungen zu verschicken sind.

Gesetzliche Grundlagen für Vereine: Was ändert sich?

Ab dem 1. Januar 2025 ist es Unternehmen erlaubt, E-Rechnungen zu verschicken. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die Empfänger – sei es Unternehmen oder öffentliche Einrichtungen – in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen und zu lesen. Das bedeutet, dass ab dem 1. Januar 2025 der Empfang verpflichtend wird, während der Versand eine Option bleibt. Grundlage dafür ist das deutsche Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) aus dem Frühjahr 2024, das die Digitalisierung des Geschäftsverkehrs fördern soll.

Das Deutsche Bundesministerium der Finanzen hat in einem Schreiben an die obersten Finanzbehörden der Länder (kurz: BMF-Schreiben) die Änderungen zur E-Rechnung ausführlich erläutert. In den folgenden Abschnitten haben wir diese Informationen leicht verständlich zusammengefasst und auf die für Vereine relevanten Informationen reduziert.

Für den Empfang und Versand von E-Rechnungen gelten unterschiedliche Vorschriften und Fristen, die in diesem Vereinstipp jeweils in eigenen Abschnitten erklärt werden. 

Was sind E-Rechnungen?

Mit der Gesetzesänderung gibt es auch eine Änderung der Definition, was eine E-Rechnung eigentlich ist. Bislang wurde eine E-Rechnung als beliebiges elektronisches Format verstanden, zum Beispiel eine PDF-Datei oder eine E-Mail, die eine Rechnung enthält. Ab dem 1. Januar 2025 wird der Begriff jedoch neu definiert. Laut Gesetzgeber ist eine E-Rechnung dann ein strukturiertes, elektronisches Datenformat, das einer speziellen Norm entspricht. Die aktuell bekanntesten Formate sind die XRechnung oder ZUGfERD. Dieses strukturierte Format, das maschinell lesbar (von Computern) ist, wird künftig als E-Rechnung gelten. Alle anderen Formate, wie etwa eingescannte Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen, werden dann als „sonstige Rechnungen“ bezeichnet und sind damit keine elektronischen Rechnungen.

ZUGFeRD: Das hybride Format für E-Rechnungen

ZUGFeRD steht für "Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland" und ist ein hybrides Rechnungsformat, das sowohl menschen- als auch maschinenlesbar ist. Dieses Format kombiniert sozusagen das Beste aus zwei Welten:

  1. Eine PDF-Datei, die wie eine herkömmliche Rechnung aussieht und mit jedem PDF-Reader geöffnet und angeschaut werden kann.
  2. Darin befinden sich XML-Daten, die von Computersystemen gelesen und verarbeitet werden können.

Für Vereine ist dieses Format sehr attraktiv, da ihr beim Versand nicht zwischen Privatpersonen und Unternehmen unterscheiden müsst, sondern allen einfach eine Rechnung im ZUGFeRD-Format schicken könnt. Privatpersonen schauen sich den PDF-Teil an und Unternehmen können den XML-Teil in ihre Software einlesen.

Die laut §§ 14 Absatz 4 UStG festgelegten Rechnungsinformationen, müssen im PDF und im XML-Teil identische Mehrstück darstellen. Ihr könnt euch beim Erhalt einer Rechnung also darauf verlassen, dass im PDF und dem XML-Teil derselbe Rechnungsbetrag, dasselbe Datum usw. steht.

XRechnung: Der deutsche Standard für strukturierte E-Rechnungen

XRechnung ist ein rein elektronisches Format für Rechnungen, das speziell für den öffentlichen Sektor in Deutschland entwickelt wurde. Das "X" steht hier für "XML", die technische Grundlage dieses Formats.

Kennzeichen der XRechnung:

  • Ausschließlich maschinenlesbar
  • Stark strukturiert, um eine vollautomatische Verarbeitung zu ermöglichen
  • Bevorzugt für Rechnungen an die Bundesverwaltung

Bedeutung für Vereine:
Auch wenn öffentliche Stellen und das Bundesministerium des Innern und für Heimat die XRechnung auf ihrer Seite bevorzugen, sind ausdrücklich auch andere Standards erlaubt. Das heißt, dass für euren Verein wohl der ZUGFeRD-Standard vollkommen ausreicht, zumal dieses Format auch eine PDF beinhaltet, die von Menschen problemlos lesbar ist.

Software-Tipp
Es gibt mehrere kostenlose Viewer, mit denen ihr E-Rechnungen öffnen und den XML-Teil einfach anschauen könnt. Der Viewer namens Quba ist besonders vertrauenswürdig und zukunftssicher, da er von dem Team stammt, das bei der Entwicklung des Standard-Formats mitgewirkt hat. Aber auch Unternehmen wie DATEV bieten einen kostenlosen Online-Viewer an.

Für das Erstellen von E-Rechnungen, benötigt ihr spätestens ab dem 1.1.2028 eine Software, die Rechnungen z.B. im ZUGFeRD oder XRechnungen erstellen kann. Mit der Online-Vereinssoftware ClubDesk wird dies noch im Verlauf des Jahres 2025 möglich sein, also lange bevor es Pflicht wird.

Was in einer E-Rechnung stehen muss

Eine E-Rechnung muss im Wesentlichen die gleichen Informationen enthalten wie eine herkömmliche Rechnung. Allerdings müssen die Inhalte nun in einem strukturierten, elektronischen Format vorliegen. Die Unterschiede zwischen E-Rechnungen und herkömmlichen Rechnungen liegen also nicht im Inhalt, sondern in der Form und den Verarbeitungsmöglichkeiten.

Hier die wichtigsten Elemente, die in einer E-Rechnung enthalten sein müssen:

  1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  2. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
  3. Ausstellungsdatum der Rechnung
  4. Fortlaufende Rechnungsnummer
  5. Bankverbindungsdaten des leistenden Unternehmers
  6. Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
  7. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
  8. Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung
  9. Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Eine genaue Erklärung aller vorgeschriebenen Positionen findet sich im Umsatzsteuergesetz : §§ 14 Absatz 4 UstG. Aber keine Sorge: Die neuen Tools, mit denen ihr künftig E-Rechnung erstellen könnt, sind natürlich darauf ausgelegt, dass sie alle Pflichtangaben enthalten.

Software-Tipp
Obwohl Vereine erst ab Anfang 2027 Rechnungen an Unternehmen als E-Rechnungen verschicken müssen, wird ClubDesk das schon im Laufe des Jahres 2025 anbieten. Somit ist euer Verein sicher aufgestellt, wenn der Versand von E-Rechnungen an Unternehmen in Zukunft Pflicht wird.

Empfang von E-Rechnungen

Vielleicht fragt ihr euch, wie wahrscheinlich es ist, dass euer Verein überhaupt eine E-Rechnung erhält – und ob ihr euch dagegen wehren könnt. Ab dem 1. Januar 2025 dürfen Unternehmen E-Rechnungen an andere Firmen und auch an Vereine versenden (sobald diese nicht ausschliesslich im ideellen Bereich tätig sind). Das bedeutet, dass praktisch alle Vereine technisch in der Lage sein müssen, E-Rechnungen zu empfangen. So viel zur Theorie.

In der Praxis sieht es bei Vereinen im Alltag wohl noch anders aus. Dank einer Übergangsfrist dürfen Firmen bis Anfang 2027 weiterhin auch herkömmliche Rechnungen per Post oder als PDF verschicken. Das gibt euch die Möglichkeit, den Rechnungssteller zu fragen, ob er euch die E-Rechnung im ZUGFeRD-Format zuschicken oder freundlich darum zu bitten, vorerst noch eine normale Rechnung zu schicken, falls euch das lieber ist. Bedenken solltet ihr jedoch, dass ihr ihn nicht dazu zwingen könnt. Im Zweifel muss euer Verein also bereit sein, auch rein maschinenlesbare E-Rechnungen anzunehmen.

Zustellungsarten von E-Rechnungen

E-Rechnungen müssen auf elektronischem Weg übermittelt werden. Dafür stehen mehrere Optionen zur Verfügung, zum Beispiel der Versand per E-Mail, mit einem USB-Stick oder das Bereitstellen zum Download, z.B. über Cloudplattformen oder spezielle E-Rechnungs-Portale. Ein gemeinsamer Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Unternehmensverbundes oder eine direkte Datenübermittlung über eine elektronische Schnittstelle ist ebenfalls möglich.

Solange die Rechnung auf einem sicheren und zugänglichen Weg elektronisch übermittelt wird, sind verschiedene Methoden zulässig. Siehe auch die Webseite des Bundesministerium der Finanzen: Fragen und Antworten zur Einführung der E-Rechnung Abschnitt «8 Wie kann eine E-Rechnung übermittelt und empfangen werden?»

Wichtig: Voraussetzungen für den Erhalt von E-Rechnungen

Um E-Rechnungen empfangen zu können, muss euer Verein laut dem Schreiben des Bundesministerium der Finanzen (vgl. Abschnitt 36) zwingend über eine E-Mail-Adresse verfügen, über die solche Datenformate empfangen werden können.

Das kann die normale E-Mailadresse eures Vereins sein also z.B. info@musterverein.de. In der Praxis macht ihr eurem Verein die Arbeit leichter, wenn ihr eine spezielle E-Mail-Adresse allein für den Empfang von E-Rechnungen einrichtet, z.B. rechnung@musterverein.de. Das hilft dabei, die eingehenden E-Rechnungen gleich der richtigen Person zuzuweisen und den Verwaltungsaufwand zu reduzieren.

Zudem besteht die Möglichkeit, eine E-Rechnungsplattform zu nutzen, die nicht nur den sicheren Empfang, sondern auch den Versand von E-Rechnungen ermöglicht. Ein Beispiel dafür ist die Plattform von DATEV.

Software-Tipp
Mit einer All-in-One-Lösung wie ClubDesk, die euch auch einen kleinen E-Mail-Server bietet, ist es kinderleicht eine eigene E-Mail-Adresse einzurichten. Zum Beispiel könnte diese rechnung@musterverein.de lauten. Damit habt ihr als Verein dann direkt schon die erste Pflicht erfüllt, die es ab dem 1. Januar 2025 zu beachten gilt.

Lesen und anschauen einer E-Rechnung

Wenn ihr E-Rechnungen im ZUGfERD-Format erhaltet, ist das ganz unkompliziert: Solche E-Rechnungen werden als PDF geliefert, die ihr mit jedem herkömmlichen PDF-Viewer öffnen und lesen könnt. Zusätzlich enthält das ZUGfERD-PDF eine maschinenlesbare Version der Rechnungsinformationen in Form einer eingebetteten XML-Datei, die für die automatisierte Verarbeitung genutzt werden kann.

Solltet ihr eine E-Rechnung im XRechnungs-Format erhalten oder den maschinenlesbaren Teil einer ZUGfERD-Rechnung einsehen wollen, benötigt ihr dafür einen speziellen Viewer. Ein empfehlenswertes Programm ist der Viewer von Quba. Dieses Tool wurde von einem Team entwickelt, das auch an der Definition und Erstellung des E-Rechnungsformats mitgewirkt hat. Der Quba-Viewer ermöglicht es euch, die XML-Daten in lesbarer Form darzustellen und anzuschauen.

Bezahlung einer E-Rechnung

Beim Bezahlen einer E-Rechnung ändert sich für euch nichts. Ihr begleicht die Rechnung wie gewohnt, sei es per E-Banking, Lastschrift oder auf einem anderen üblichen Weg. Die Umstellung auf das E-Rechnungsformat betrifft lediglich die Art und Weise, wie die Rechnung empfangen und gelesen werden können, nicht jedoch die Zahlungsmethoden.

Archivieren von erhaltenen E-Rechnungen

E-Rechnungen müssen in genau dem elektronischen Format archiviert werden, in dem sie ursprünglich eingegangen sind. Das bedeutet, ihr könnt sie auf einem Server oder in der Cloud speichern, solange die folgenden Anforderungen erfüllt sind. Die Aufbewahrungsfrist beträgt wie bei bisherigen Rechnungen 10 Jahre. Während dieser Zeit müssen die E-Rechnungen:

  • jederzeit lesbar und maschinell auswertbar bleiben,
  • unverändert aufbewahrt werden,
  • in einem sicheren Umfeld mit Zugriffskontrolle gespeichert werden,
  • so gespeichert werden, dass nachvollziehbar ist, wer sie wann gespeichert hat,
  • und auf einem Speicherort in der EU oder in einem als sicher geltenden Drittland, wie etwa der Schweiz, abgelegt werden.

Diese Vorgaben sorgen dafür, dass die Rechnungen über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg rechtssicher und zuverlässig zugänglich bleiben. Übrigens solltet ihr diese Regeln auch auf von euch erstellte E-Rechnungen anwenden.

Software-Tipp
Mit einer Online-Software wie ClubDesk kannst du empfangene E-Rechnungen sicher und einfach online archivieren. Mit ClubDesk verfügt euer Verein über ein bestens geschütztes und gesichertes Archiv mit Zugriffskontrolle und ihr seht, wann eine E-Rechnung von wem hochgeladen wurde. Und natürlich sind eure E-Rechnungen so auch jederzeit abrufbar.

Versand von E-Rechnungen

Mit der aktuellen Gesetzesänderung des Bundes wird der Versand von E-Rechnungen an Firmen schrittweise bis 2028 verpflichtend. Den genauen Zeitplan findet ihr weiter unten im Abschnitt «Zeitplan und Übergangsfristen für den Versand von E-Rechnungen». Nun erklären wir euch, auf was ihr als Verein beim Versand von E-Rechnungen achten müsst.

Wem müßt oder dürft ihr E-Rechnungen schicken?

Die Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen betrifft (schrittweise bis 2028) nur Rechnungen, die an Unternehmen oder andere juristische Personen gestellt werden. Rechnungen an Privatpersonen (sogenannte natürliche Personen, vgl. IHK-Köln-Bericht), wie etwa für Mitgliedsbeiträge, den Verkauf von Fanartikeln oder Trainerstunden, sind davon ausgenommen.

Falls ihr dennoch einer Privatperson eine E-Rechnung senden möchtet, benötigt ihr deren ausdrückliche Zustimmung. Diese Regel gilt insbesondere für maschinenlesbare E-Rechnungsformate wie die XRechnung, die nur in digitaler Form vorliegen. Beim ZUGFeRD-Format hingegen gibt es keine Einschränkung, da dieses Format zusätzlich eine von Menschen lesbare PDF-Ansicht enthält, die jeder anschauen und verstehen kann.

Kurz gesagt: Bei Rechnungen an Endverbraucher (B2C) bleibt weiterhin deren Zustimmung Voraussetzung, wenn ihr die elektronische Rechnungsstellung nutzen wollt.

Zeitplan und Übergangsfristen für den Versand von E-Rechnungen

Das Wichtigste zuerst: Bis Ende 2026 können Vereine ihre Rechnungen weiterhin auf herkömmliche Weise per Post oder als PDF verschicken. Für Rechnungen von Vereinen an Unternehmen oder andere juristische Personen gilt folgender Zeitplan:

  • Ab dem 1. Januar 2025: Vereine dürfen E-Rechnungen an andere Unternehmen versenden, und diese sind verpflichtet, solche Rechnungen anzunehmen. Vereine selbst sind ebenso verpflichtet, dass sie E-Rechnungen empfangen können.
  • Bis zum 31. Dezember 2026: Alle Vereine können Rechnungen weiterhin per Post oder als PDF verschicken.
  • Bis zum 31. Dezember 2027: Vereine mit einem Jahresumsatz unter 800.000 Euro dürfen Rechnungen an Unternehmen weiterhin per Post oder PDF verschicken. Das heißt im Umkehrschluss: Macht euer Verein einen Jahresumsatz von über 800.000 Euro, müsst ihr eure Rechnungen ab dem 1.1.2027 als E-Rechnungen verschicken.
  • Ab dem 1. Januar 2028: Alle Vereine müssen Rechnungen an Unternehmen als E-Rechnung ausstellen und versenden.

Dieser Zeitplan gibt Vereinen die nötige Übergangszeit, um sich auf die neue Regelung einzustellen. Die vom Bundesministerium für Finanzen verwendete Formulierung für den Zeitplan und die Übergangsfristen findet ihr im BMF-Schreiben (vgl. ab Abschnitt 62)

Weitere Ausnahmen, für die keine E-Rechnung gestellt werden muss

Der Gesetzesgeber hat weitere Fälle vorgesehen, in denen ihr keine E-Rechnung stellen müsst. Hier findet ihr die zusätzlichen Ausnahmen:

Kleinbetragsrechnungen

Rechnungen mit einem Gesamtbetrag von bis zu 250 Euro gelten als Kleinbetragsrechnungen und müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden. Stattdessen können sie weiterhin auf herkömmliche Weise als „sonstige Rechnung“ (z. B. in Papierform oder als PDF) verschickt werden.

Falls der Empfänger jedoch zustimmt – eine Zustimmung, die auch stillschweigend erfolgen kann – dürfen Kleinbetragsrechnungen dennoch als E-Rechnungen ausgestellt werden. Wichtig: Sobald der Gesamtbetrag 250 Euro überschreitet, gilt die Pflicht zur E-Rechnung, sofern es sich beim Rechnungsempfänger nicht um eine natürliche Person handelt. Den genauen Wortlaut findet ihr im BMF-Schreiben (vgl. Abschnitt 22).

Wichtig: Wenn der Gesamtbetrag einer Rechnung über 250 Euro liegt, muss sie als E-Rechnung ausgestellt werden. Dies gilt auch, wenn der Gesamtbetrag durch einen Mix aus steuerbaren und steuerfreie oder nicht steuerbare Leistungen erreicht wird. Den genauen Wortlaut findet ihr im BMF-Schreiben (vgl. Abschnitt 23).

Umsatzsteuerfreie Einnahmen

Für Einnahmen, die von der Umsatzsteuer befreit sind, besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. In Vereinen betrifft dies vor allem Einnahmen aus dem sogenannten ideellen Bereich, also Aktivitäten, die direkt dem Vereinszweck dienen und keine wirtschaftlichen Ziele verfolgen. Zu diesen steuerfreien Einnahmen zählen zum Beispiel Mitgliedsbeiträge, Spenden, Fördermittel und Aufnahmegebühren. Auch typische Ausgaben wie die Erstattung von Auslagen, Ehrenamtspauschalen oder die Kosten für vereinszweckspezifische Anschaffungen fallen in diesen Bereich und sind daher nicht E-Rechnungspflichtig. Welche weiteren Steuerbereiche es in eurem Verein gibt und was ihr dabei jeweils beachten solltet, erfahrt ihr im ClubDesk-Vereinstipp «Steuern für Vereine». 

Rechnungen mit Auslandsbezug

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt nur für Rechnungen, bei denen sowohl der Rechnungssteller als auch der Rechnungsempfänger in Deutschland ansässig sind – natürlich unter Berücksichtigung der bisher genannten Regeln. Wenn beispielsweise der Verein als Rechnungsersteller oder das Unternehmen als Rechnungsempfänger im Ausland ansässig ist, besteht keine Verpflichtung zur Ausstellung oder zum Empfang einer E-Rechnung. Dies bedeutet, dass internationale Rechnungen, beispielsweise für Einkäufe oder Dienstleistungen aus dem Ausland, wie gewohnt auf herkömmlichem Weg – etwa als PDF oder Papierdokument – abgewickelt werden können.

Barverkäufe

Barverkäufe stellen eine besondere Herausforderung im Kontext der E-Rechnung dar, da sie häufig außerhalb der regulären, standardisierten Rechnungsprozesse stattfinden. Das Bundesministerium der Finanzen hält dazu auf der Webseite «Fragen und Antworten zur Einführung der E-Rechnung» im «Abschnitt 10: Müssen E‑Rechnungen auch für Barkäufe ausgestellt werden?» fest, dass für bar bezahlte Leistungen keine besonderen Regeln gelten. Das heißt, dass auch für Barverkäufe über Euro 250 eine E-Rechnung ausgestellt werden darf (nach den Übergangsfristen muss). Der Käufer muss es dem Verkäufer also ermöglichen, zusätzlich zu einem z.B. vor Ort ausgestellten Kassenbeleg, auch eine E-Rechnung an den Käufer zu übermitteln, z.B, per E-Mail.

Erstellen von E-Rechnungen

Um E-Rechnungen zu erstellen, benötigt ihr eine Software, die Rechnungen im Format XRechnung – oder noch besser – im hybriden ZUGFeRD-Format erstellen kann. Diese Pflicht tritt aber erst Anfang 2027 in Kraft und für Vereine mit einem Umsatz unter Euro 800.000 sogar erst ab Anfang 2028. Doch viele führende Vereinssoftwarelösungen werden die Funktion zur E-Rechnungserstellung schon deutlich früher bereitstellen. Alternativ könnt ihr auch allgemeine E-Rechnungs-Portale nutzen. DATEV bietet zum Beispiel ein E-Rechnungsschreibungsmodul für Vereine ab 5 Euro pro Jahr an.

Software-Tipp
Mit der Vereinssoftware ClubDesk werdet ihr bereits im Laufe des Jahres 2025 E-Rechnungen erstellen können. Dabei setzt ClubDesk auf das ZUGFeRD-Format, weil dies XML und PDF kombiniert und dadurch sowohl an Privatpersonen, als auch Firmen versandt werden kann. Sehr praktisch: Dadurch müsst ihr nicht unterscheiden, wem ihr welches Rechnungsformat schicken müsst und geht immer auf Nummer sicher.

Wie man E-Rechnungen verschickt

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, E-Rechnungen an Empfänger zu versenden. Eine einfache Option ist der Versand per E-Mail, bei dem die E-Rechnung direkt als Anhang zugestellt wird. Alternativ könnt ihr die E-Rechnung auf einem Download-Portal wie Dropbox oder WeTransfer bereitstellen, sodass der Empfänger die Rechnung dort abrufen kann. Für eine besonders professionelle Lösung bieten sich spezielle E-Rechnungsplattformen an, die eine besonders sichere und strukturierte Übermittlung der Rechnungsdaten ermöglichen.

Archivieren von gestellten E-Rechnungen

E-Rechnungen, die ihr verschickt, müssen ebenfalls archiviert werden. Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) geben hier die wesentlichen Anforderungen vor. Das bedeutet, dass die E-Rechnungen im Originalformat archiviert werden müssen und während der gesamten vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit lesbar, maschinell auswertbar und unveränderlich bleiben (siehe auch Kapitel «Archivieren von erhaltenen E-Rechnungen» weiter oben). Eine sichere Speicherung mit Zugriffskontrolle ist erforderlich, und der Speicherort muss entweder in der EU oder in einem als sicher geltenden Drittland (z. B. Schweiz) liegen.

Zusätzlich müsst ihr dokumentieren, wie und wo ihr die E-Rechnungen archiviert. Das umfasst die Angabe der genutzten Plattform oder des Servers sowie die Schritte, die ihr unternehmt, um die gesetzlichen Anforderungen einzuhalten.

Häufige Fragen zur E-Rechnung für Vereine

Du hast Fragen zur E-Rechnung und was das für euren Verein bedeutet? Hier beantworten wir dir die häufigsten Fragen:

Ab wann müssen Vereine in Deutschland E-Rechnungen empfangen können?

Ab dem 1. Januar 2025 müssen praktisch alle Vereine technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Ausgenommen sind nur Vereine, die ausschliesslich im ideellen Bereich tätig sind.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Rechnungen an Privatpersonen?

Nein. Auch nach Ablauf der Übergangsfristen müssen E-Rechnungen nur an Firmen und juristische Personen (z.B. eingetragene Vereine, Aktiengesellschaften, Stiftungen, Behörden) usw. verschickt werden. An Privatpersonen können weiterhin Rechnungen per Post oder als normales PDF geschickt werden.

Ab wann müssen wir E-Rechnungen an Firmen verschicken?

Wenn euer Verein weniger als Euro 800.000 pro Jahr umsetzt, wird der Versand von E-Rechnungen an Firmen für euch ab Anfang 2028 Pflicht. Macht ihr über 800.000 Umsatz, müsst ihr ein Jahr früher, also ab Anfang 2027, E-Rechnungen an Firmen versenden.

Ab wann dürfen wir E-Rechnungen an Firmen verschicken?

Wenn ihr dies wollt, dürft ihr ab dem 1.1.2025 für die Rechnungsstellung an Firmen und juristische Personen (Aktiengesellschaften, eingetragene Vereine, Stiftungen, Behörden usw.) E-Rechnungen verwenden. Ab diesem Zeitpunkt sind Firmen und juristische Personen verpflichtet E-Rechnungen anzunehmen.

Was sind die technischen Anforderungen für das Empfangen von E-Rechnungen?

Euer Verein muss eine E-Mailadresse haben, an die E-Rechnungen geschickt werden können. Ihr benötigt eine Software, mit der ihr E-Rechnungen anschauen könnt (z.B. Viewer von Quba). Zudem müsst ihr erhaltene E-Rechnungen 10 Jahre unverändert und jederzeit lesbar archivieren (z.B. im Online-Vereinsarchiv wie es ClubDesk anbietet).

Müssen wir empfangene E-Rechnungen elektronisch verarbeiten?

Nein, außer der Pflicht E-Rechnungen empfangen, anschauen und archivieren zu können, gibt es keine Verpflichtung der elektronischen Weiterverarbeitung. Für die Zahlung von E-Rechnungen könnt ihr weiterhin die gewohnten Hilfsmittel verwenden.

Müssen wir eine spezielle Software zur Erstellung von E-Rechnungen nutzen?

Wenn ihr E-Rechnungen erstellen wollt, solltet ihr Software verwenden, die eines der etablierten E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt. Es ist zu erwarten, dass im Laufe des Jahres 2025, also lange bevor es Pflicht wird, fast alle Vereinssoftwarelösungen E-Rechnungen erstellen können. Wenn ihr also mit einer Vereinssoftware wie ClubDesk arbeitet, benötigt ihr keine zusätzliche Software.

Darf ich Mitgliedsbeiträge als E-Rechnung verschicken?

Theoretisch ja, allerdings nur mit dem ausdrücklichen Einverständnis des Mitglieds. Wenn ihr das ZUGFeRD-Format nutzt, ist dies allerdings unproblematisch, da ZUGFeRD-Rechnungen auch mit jedem PDF-Reader geöffnet werden können und für das Mitglied kein Unterschied zu einer «normalen» Rechnung zu erkennen ist.

Welche Formate gelten als E-Rechnung?

Gängige Formate sind ZUGFeRD und XRechnung, die beide maschinenlesbare Daten enthalten. Ein «normales» PDF, eine E-Mail oder eine eingescannte Rechnung zählen nicht als E-Rechnung.

Was passiert, wenn wir eine E-Rechnung nicht empfangen können?

Das Nicht-Empfangen-Können von E-Rechnungen stellt einen Verstoß gegen die gesetzlichen Vorgaben dar. Es können Bußgelder drohen.

Nützliche Links

Du willst noch mehr Hintergrundinfos zur E-Rechnung? Dann bekommst du hier einige interessante Links, auf denen du mehr über die E-Rechnung erfährst.

 

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