Vereinsdokumente erstellen und zentral ablegen

Mit ClubDesk könnt ihr nicht nur alle eure Vereinsdokumente zentral an einem Ort ablegen, sondern auch häufig verwendete Dokumenttypen wie Listen, Tabellen oder Serienbriefe erstellen. Natürlich lässt sich in eurem neuen Online-Vereinsarchiv eine eigene Ordnerstruktur erstellen oder festlegen, welche Dokumente nur der Vorstand oder alle Mitglieder sehen dürfen. Und mit ClubDesk-Textdokumenten und -Listendokumenten, die direkt auf die Mitgliederdaten zugreifen können, erstellt ihr extrem schnell und einfach Serienbriefe und Tabellen aller Art. Dafür muss niemand bei euch ein Word oder Excel kaufen. Entdeckt jetzt die digitale Dokumentenverwaltung mit ClubDesk. 

Wieso das Erstellen und Verwalten von Vereinsdokumenten mit ClubDesk absolut Sinn macht

Online-Archiv für den Verein bereitstellen

Mit einem Upload könnt ihr euer gesamtes Dokumentenarchiv inklusive einer beliebig verschachtelten Ordnerstruktur für alle Berechtigten online bereitstellen. Dazu erstellt ClubDesk beim Upload eines Zip-Archivs für jeden enthaltenen Ordner automatisch einen Ordner in ClubDesk. Mit Drag and Drop bestimmt ihr dann zum Beispiel, dass nur der Vorstand Lese- und Schreibrechte, Mitglieder nur Leserechte und die Öffentlichkeit gar keinen Zugriff hat. Effizienter kann das Erstellen und Pflegen eines Vereinsarchivs nicht sein.

Alle Dokumente immer online verfügbar

Egal, wer ein Dokument ursprünglich erstellt hat: Einmal ins ClubDesk-Archiv geladen, steht es allen immer zur Verfügung. Kein mühsames Zusammensuchen der Spielberichte mehr oder herumtelefonieren, wer die Protokolle der Vorstandssitzungen hat. Dank Online-Archiv stehen euch alle Daten immer rund um die Uhr zur Verfügung.

Schutz vor Datenverlust

Da alle Vereinsdokumente bei ClubDesk im Internet archiviert sind, müsst ihr euch keine Sorgen mehr machen, ob die Kassiererin auch wirklich Backups der wichtigen Vereinsdaten macht oder ob der Chorleiter, der einen anderen Chor übernommen hat, euch auch wirklich alle Daten übergeben hat. Bei ClubDesk werden alle eure Daten in einem renommierten Rechenzentrum mehrfach gesichert.

Integrierte Textverarbeitung

Dank der in ClubDesk integrierten Textverarbeitung benötigen eure Vorstände oder Mitarbeiter*innen kein anderes Softwareprogramm mehr, um eure Vereinskorrespondenz oder Vereinsmailings zu erledigen. Dadurch könnt ihr natürlich alle Vereinsdokumente, die je erstellt worden sind, öffnen und wiederverwenden. Keine Briefe mehr, die mit neueren Softwareversionen oder nicht verfügbaren Programmen erstellt wurden.

Komfortabel Serienbriefe erstellen

Wieso soll man eigentlich Serienbriefe für den Verein nicht genau so bequem an mehrere Leute verschicken wie E-Mails? Ihr ahnt es schon - mit ClubDesk funktioniert das genau so. Gebt im Adressfeld genau wie bei einem E-Mail die Personen ein, denen ihr einen Brief schreiben wollt und den Rest erledigt ClubDesk. Oder im Adressfeld einen Gruppennamen (z. B. «2.Mannschaft») eingeben – das funktioniert ebenfalls.

Tabellen und Listen anlegen

Erstellt im Handumdrehen beliebige Tabellen und Listen, in denen ihr z. B. abhaken könnt, wer sein Trainingslager dieses Jahr schon bezahlt hat, oder wer beim nächsten Anlass welche Sonderaufgabe übernimmt. ClubDesk-Listen und -Webformulare arbeiten übrigens zusammen: Formulare auf eurer Vereinshomepage (z.B. Anmeldungen für Neumitglieder) lassen sich direkt in Tabellen, sogenannten Listendokumenten speichern.

Ein Service für eure Vereinsmitglieder

Vom ClubDesk Online-Archiv und den Tabellen profitieren auch eure Mitglieder. Da das Vereinsarchiv mit der Webseite verbunden ist, wird jedes Dokument, das in einem bestimmten Ordner abgelegt ist, automatisch auf der Webseite aktualisiert. So steht euren Mitgliedern das neue GV-Protokoll Minuten nach der Fertigstellung zum Download bereit. Oder die Mitglieder können eine neue Adresse bequem über ein Online-Formular in ein Listendokument eintragen oder selber auswählen, was sie zum nächsten Sommerfest beitragen wollen. Nur drei von vielen Beispielen.

Die Zusammenarbeit vereinfachen

Natürlich könnt ihr bestimmen, wer den Inhalt welcher Ordner im Vereinsarchiv anschauen oder bearbeiten darf. Weil Serienbriefe, Listen und Tabellen direkt auf Mitglieder- und Kontaktdaten zugreifen können, muss man nie mehr die aktuelle Sponsorenliste zusammensuchen. Und da Protokolle, Antragsformulare usw. immer automatisch auf der Webseite aktualisiert werden, gestaltet sich auch die Zusammenarbeit mit der Webmasterin sehr angenehm, da ihr sie nicht mit jeder Änderung behelligen müsst. Weniger Fehler, bessere Kommunikation, mehr Spaß an der Vereinsarbeit.

Zeitersparnis

Das Nutzen von ClubDesk ist eine logische Wahl: Dokumente in bestimmten Ordnern werden direkt auf der Webpage veröffentlicht, eine neue Amtsinhaberin bekommt allein durch die Zuteilung ihrer Rolle automatisch Zugriff auf die richtigen Vereinsdokumente, ihr müsst nicht noch eine weitere Software wie Dropbox oder Google Drive (mit eigenen Zugriffsrechten) aufsetzen und allen erklären. Ganz zu schweigen davon, wie viel Aufwand ihr alle spart, indem Serienbriefe, Listen und Tabellen direkt auf Mitglieder, Gruppen und Mannschaften zugreifen können und euer Vereinsarchiv mit allen anderen Modulen der Vereinssoftware verknüpft ist.

Einfachheit

Das Nutzen von ClubDesk ist eine logische Wahl: Dokumente in bestimmten Ordnern werden direkt auf der Webpage veröffentlicht, eine neue Amtsinhaberin bekommt allein durch die Zuteilung ihrer Rolle automatisch Zugriff auf die richtigen Vereinsdokumente, ihr müsst nicht noch eine weitere Software wie Dropbox oder Google Drive (mit eigenen Zugriffsrechten) aufsetzen und allen erklären. Ganz zu schweigen davon, wie viel Aufwand ihr alle spart, indem Serienbriefe, Listen und Tabellen direkt auf Mitglieder, Gruppen und Mannschaften zugreifen können und euer Vereinsarchiv mit allen anderen Modulen der Vereinssoftware verknüpft ist. Kostenlos testen.

Auf diese weiteren Vorteile möchtet ihr nicht verzichten

Ausgefeilte Suche im Vereinsarchiv

Wie wertvoll ist ein komplettes Archiv, wenn man darin nichts mehr wiederfindet? Das passiert euch mit ClubDesk nicht. Wisst ihr z.B. nicht mehr, welchen Namen ein bestimmtes Dokument hatte, aber ihr erinnert euch, es irgendwann im Dezember hochgeladen zu haben, dann könnt ihr euch alle Dokumente anzeigen lassen, die vom 1.12. bis 31.12. archiviert wurden.

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Eigene Ordnerstruktur fürs Archiv

Wie du das vom eigenen Computer gewohnt bist, kannst du auch im ClubDesk-Vereinsarchiv eine eigene Ordnerstruktur erstellen. Ihr bestimmt selber, welche und wie viele Ordner ihr für die Vereinsverwaltung anlegen wollt und wie diese heißen sollen.

Archivänderungen nachverfolgen

Sollte trotz aller Hilfen doch einmal ein Dokument verschwunden sein oder nicht mehr den richtigen Inhalt aufweisen, könnt ihr zumindest nachschauen, wer dieses Dokument gelöscht, zuletzt geändert oder heruntergeladen hat. Vielleicht hat der Betreffende ja noch eine Kopie?

Up- und Download ganzer Ordner

Kopiere einzelne Dokumente oder auch ganze Ordner von deiner Festplatte ins Archiv oder lade sie wieder auf deinen Computer herunter. Es ist so einfach, wie es klingt.

Ruckzuck Etiketten drucken

Für gängige Etiketten von Zweckform oder Avery findet ihr in ClubDesk fertige Vorlagen. Und auch das Auswählen der Adressen, die ihr drucken wollt, erledigt ihr in weniger als einer Minute und ohne ins Handbuch zu schauen.

Vereinsvorlagen für Briefe und Tabellen

Sollen eure Schreiben und Dokumente des Vereins gleich aussehen, also z.B. mit der Schrift Arial und dem richtigen Logo oben links gedruckt werden? Da in ClubDesk alle Vorlagen automatisch allen Mitarbeitern des Vereins zur Verfügung stehen, rückt dieser Idealzustand in greifbare Nähe.

Briefadressaten sofort bequem verfügbar

Da ihr mit ClubDesk eine Online-Vereinssoftware habt, können alle mit den entsprechenden Zugriffsrechten immer und überall auf die Adressen aller Mitglieder, Sponsoren usw. zugreifen. Und um in einem Brief die Adresse von Hans Mustermann einzufügen, musst du im Feld "Schicken an" lediglich "Mustermann" eingeben. Vermutlich reicht schon "Musterm", damit in der eingeblendeten Auswahlliste nur noch ein paar wenige «Mustermänner» angezeigt werden.

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Briefe bequem an Gruppen schicken

Habt ihr in ClubDesk Gruppen erfasst, könnt ihr auf einfachste Art und Weise allen Personen, die einer Abteilung, Mannschaft usw. angehören, einen Brief zuschicken. Dazu müsst ihr im Feld "Schicken an" lediglich den Namen der Gruppe eingeben, z. B. "Passive".

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Mannschaftslisten, Aufgebote usw.

Mit der integrierten Textverarbeitung könnt ihr Briefe und Memos schnell und effizient verfassen und verschicken. Eine weitere Stärke von ClubDesk ist das einfache Erstellen von Listen, beispielsweise für Mannschaften oder ganze Abteilungen. Die Tabellen in solchen Dokumenten können spielend einfach alle oder nur ausgewählte Mitglieder anzeigen. Einen Gruppennamen einzugeben genügt. Und dann fehlt auch garantiert niemand auf der Liste!

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Komplettes Archiv aller Korrespondenz

Jedes Schriftstück, das je in ClubDesk für euren Verein erstellt worden ist, kann später wieder angeschaut oder als Vorlage wiederverwendet werden. Selbst wenn der Amtsinhaber schon mehrfach gewechselt hat, sind alle Vorgänge noch nachvollziehbar. Und das, ohne dass ihr euch zuerst die Software besorgen müsst, die früher verwendet worden ist.

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Konfigurierbare Zugriffsrechte

Einzelne Schriftstücke können sensible Informationen enthalten, gerade wenn es um Finanzen geht. Deshalb könnt ihr mit ClubDesk genau regeln, wer auf welche Dokumente Zugriff hat und wer nicht. Es lässt sich übrigens auch kontrollieren, wer welche Dokumente geändert oder gelöscht hat.

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Mit ClubDesk habt ihr auch Folgendes einfach im Griff