Neues ClubDesk ReleaseClubDesk 4.4 - Moderne Vereinsbuchhaltung: Neu mit Kostenstellen und Co.

Die Buchhaltung ist für viele Schweizer Vereine jedes Jahr eine Herausforderung: unterschiedliche Einnahmequellen und Ausgaben für verschiedene Abteilungen oder Projekte sorgen für relativ viel Arbeit und lassen sich nur mit grossem Aufwand projektbezogen auswerten. Mit dem Release 4.4. macht ClubDesk das Erstellen von aussagekräftigen Auswertungen wie Bilanz und Erfolgsrechnung deutlich einfacher - vom neuen, übersichtlicheren Kontenplan über praktische zweistufige Kostenstellen bis hin zur flexibleren Gestaltung von Auswertungen. Dadurch wird die Vereinsbuchhaltung einfacher, übersichtlicher und effizienter.

Kostenstellen: Mehr Transparenz für eure Vereinsfinanzen

Die neue Kostenstellen-Funktion unterstützt euch dabei, eure Finanzen noch gezielter auszuwerten. Ihr könnt jetzt ganz einfach nachverfolgen, welche Einnahmen und Ausgaben in welcher Abteilung eures Vereins oder für welches Projekt erfolgt sind.

Auswertung pro Abteilung, Gruppe, Team

Für die allgemeine Gesamtübersicht könnt ihr, wie bisher, eine Erfolgsrechnung bzw. Einnahmen-Ausgaben-Rechnung in ClubDesk erstellen. Durch die Einführung der Kostenstellen habt ihr jetzt neu auch die Möglichkeit, auf Knopfdruck eine eigene Erfolgsrechnung bzw. eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung für jede Abteilung oder Gruppe in eurem Verein zu erzeugen. Diese zeigt u.a., wie diese jeweils abgeschlossen haben. So erhaltet ihr eine Übersicht über das, was euch interessiert - der ganze Verein oder eine bestimmte Abteilung oder Gruppe in eurem Verein. So wisst ihr genau, welche Abteilung für welche Kosten und für welche Erträge verantwortlich ist und wo man nächstes Jahr vielleicht etwas sparen oder mehr ausgeben könnte.

Auswertungen für Projekte

Die Kostenstellen könnt ihr aber auch nutzen, um die Einnahmen und Ausgaben für ein einzelnes Projekt, z.B. ein Trainingslager oder einen grossen Event auszuwerten. So verschafft ihr euch ganz einfach einen Überblick, ob sich das jährliche Sommerfest gelohnt hat und was die meisten Kosten verursacht bzw. Einnahmen generiert hat. Mit den neuen Kostenstellen in ClubDesk habt ihr eure Vereinsfinanzen einfach im Griff. 

Alles zu unseren Kostenstellen, erfahrt ihr in folgendem Artikel der ClubDesk-Wissensdatenbank >

Kostenstellen automatisch für Rechnungen und TWINT-Buchungen hinterlegen

Um euch die Vereinsbuchhaltung noch weiter zu vereinfachen, habt ihr die Möglichkeit, euren Rechnungspositionen Kostenstellen zuzuweisen. So könnt ihr beispielsweise die Junioren Mitgliedsbeiträge automatisch mit der Kostenstelle “Juniorenabteilung” oder bei Fanartikeln die Kostenstelle “Online-Shop” hinterlegen. 

Das ist besonders hilfreich für Leute, die nicht so sattelfest in der Buchhaltung sind, aber z.B. Rechnungen erstellen wollen, die automatisch korrekte Buchungen inklusive Kostenstellenzuweisung enthalten. Das hilft eurem Verein, Buchungsfehler zu vermeiden und die Finanzaufgaben auf mehrere Schultern zu verteilen. Dadurch wird die Vereinsbuchhaltung deutlich einfacher und angenehmer für alle.

Dank Buchungsregeln können auch für Kampagnen bei TWINT und RaiseNow bereits im Voraus passende Kostenstellen hinterlegt werden. Beim Import der TWINT-Buchungen erfolgt die Zuordnung in ClubDesk dann direkt automatisch, sodass Einnahmen über unterschiedlichen TWINT-QR-Codes direkt den richtigen Kostenstellen zugewiesen werden. All dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich und sorgt für eine präzisere und zeitsparende Buchhaltung. Dadurch seht ihr mit den passenden Filtern direkt, wie viele Einnahmen ihr beispielsweise mit dem Online-Shop oder am Sommerfest über die entsprechenden TWINT-QR-Codes generiert habt.

In Kontenblättern, im Journal und der Buchungsliste

Selbstverständlich profitiert ihr auch im Journal und den Kontenblättern von den neuen Kostenstellen. Dort habt ihr die Möglichkeit, alle Buchungen mitsamt den dazugehörigen Kostenstellen anzuzeigen. Das vereinfacht das Kontrollieren und Validieren von Buchungen und Kontobewegungen. Seid ihr euch beispielsweise nicht sicher, wie auf einem Konto ein Betrag zustande kommt, ist die Überprüfung mit den neuen Kostenstellen jetzt noch übersichtlicher. 

Natürlich lässt sich auch die Buchungslist im Finanzbereich von ClubDesk nun so anpassen, dass ihr die neuen Kostenstellen als zusätzliche Spalte mit anzeigen lassen könnt. Dadurch kann noch besser sortiert und gefiltert werden, zum Beispiel, wenn ihr nach Buchungen speziell in einer Abteilung oder für ein bestimmtes Projekt suchen möchtet.

Bessere Bedienbarkeit des Kontenplans

Kontengruppen freier strukturieren 

Eine weitere Neuerung betrifft die Reihenfolge der Kontengruppen. Während sie zuvor ausschliesslich alphabetisch sortiert waren, besteht nun die Möglichkeit, die Reihenfolge individuell festzulegen. Dies erlaubt es, den Kontenplan so zu organisieren, dass er optimal an die individuellen Bedürfnisse eures Vereins angepasst ist. Zusätzlich hat diese Einstellung den Vorteil, dass auch die Auswertungen in der von euch festgelegten Reihenfolge dargestellt werden. 

Zwischensummen

Ein gut strukturierter Kontenplan ist essenziell für eine transparente und nachvollziehbare Vereinsbuchhaltung. Dafür gibt es ab jetzt zusätzlich die Möglichkeit, Zwischensummen direkt in den Kontenplan einzufügen. Diese werden in den Auswertungen entsprechend berücksichtigt und ermöglichen beispielsweise die Darstellung einer mehrstufigen Erfolgsrechnung. Dadurch können Zwischenergebnisse detaillierter gegliedert und übersichtlicher analysiert werden. 

Konfigurierbarkeit von Auswertungen

Die Darstellung von Auswertungen, also eurer Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, der Erfolgsrechnung und Bilanz, könnt ihr nun individuell anpassen. Dadurch könnt ihr das Aussehen der Auswertungen ganz nach den Vorlieben und Bedürfnissen eures Vereins oder auch passend für einen bestimmten Anlass gestalten. Das bedeutet, dass ihr zum Beispiel für den Vorstand oder Revisor eine Darstellung erstellen könnt, mit der detaillierte Auswertung gut leserlich sind, aber für die  Mitgliederversammlung oder Öffentlichkeit ein Look wählt, der gut aussieht, aber sich nur für weniger ausführliche Auswertungen eignet.

Die Darstellung kann nun wie folgt angepasst werden:

• Reihenfolge der Kontengruppen: Durch die Anpassung der Reihenfolge der Kontengruppen im Kontenplan könnt ihr nun selbst entscheiden, in welcher Reihenfolge die Kontengruppen in den Auswertungen angezeigt werden. 
• Zeilendarstellung: Wählt eine kompakte Darstellung, die wenig Platz benötigt und durch abwechselnd grau und weiss gefärbte Zeilen dennoch gut lesbar ist. Oder wählt einen formatierten Look, der grosszügiger und luftiger aussieht, weil die Zeilenabstände grösser sind und der Darstellung in vielen Buchhaltungsprogrammen ähnelt.
• Einrückung: Bestimmt, ob Gruppen und Konten gemäss der im Kontenplan hinterlegten Hierarchie eingerückt oder alle linksbündig dargestellt werden sollen.
• Darstellung von Kontonummern: Wählt, ob die Nummer und Bezeichnung von Konten und  Kontengruppe in separaten Spalten oder kombiniert in einer Spalte angezeigt werden. Oder wählt, ob die Nummern für Kontengruppen ausgeblendet werden sollen.
• Gliederung von Summen: Entscheidet, ob Kontengruppen-Titel und ihre Summen oberhalb oder unterhalb der Untergruppen angezeigt werden sollen - oder ob ihr den Titel oberhalb und die Summe lieber unterhalb der Untergruppen darstellen möchtet.

Weitere Verbesserungen

Im Zuge dieses Updates hat ClubDesk noch diverse weitere Verbesserungen vorgenommen, die sich Vereine häufig gewünscht haben.

Abschlussbilanz

Neu kann nach dem Abschliessen eines Buchungsjahres gewählt werden, ob die Darstellung als Schlussbilanz I, vor Gewinnverbuchung, oder als Schlussbilanz II, nach Gewinnverbuchung, erfolgen soll. Bisher wurde in ClubDesk die Darstellung vor der Gewinnverbuchung angeboten. Nach einem definitiven Abschluss bevorzugen viele Vereine jedoch die Darstellung nach der Gewinnverbuchung. Diese neue Wahlmöglichkeit sorgt für eine flexible Anpassbarkeit der Bilanzdarstellung an eure speziellen Bedürfnisse.

Hierarchie-Anzeige im Drop-Down-Menü

Auch die Auswahl von Konten bei der Erstellung manueller Buchungen oder Rechnungspositionen ist weiter optimiert worden. Neu wird, auf vielfachen Wunsch, die Hierarchie der Konten im Dropdown-Menü angezeigt, sodass sofort ersichtlich ist, in welcher Kontengruppe sich ein bestimmtes Konto befindet. Dies ist besonders hilfreich, wenn es ähnliche Konten in verschiedenen Gruppen gibt oder wenn bei der Auswahl Unsicherheiten bestehen.

Das neue Update steht euch ab sofort in ClubDesk zur Verfügung. Nutzt die neuen Funktionen, um die Verwaltung eures Vereins noch einfacher und effizienter zu machen.