Interview mit dem Schweizerischen Chorverband (Bruno Jakob)

Die Chöre freuen sich, dass sie wieder singen, sich treffen und gemeinsam Musik machen dürfen. Im Zuge dieser erfreulichen Entwicklung konnten wir mit besonderer Freude Herrn Bruno Jakob vom Schweizerischen Chorverband bei uns willkommen heissen. Die Schweizerische Chorvereinigung ist vor kurzem eine Partnerschaft mit ClubDesk eingegangen, mit dem Ziel die Schweizer Chöre bei der Digitalisierung zu unterstützen. Wir haben von Herrn Bruno Jakob erfahren, weshalb nun der perfekte Zeitpunkt für den Einstieg der Chöre in ClubDesk ist.

Zur Person:

Bruno Jakob ist Mitglied des Vorstands des Schweizerischen Chorverbandes und aktiv im Männerchor Pfäffikon.
Er unterstützt ClubDesk-Anwender als geschätzter ClubDesk-Experte.

ClubDesk: Herr Jakob, was ist Ihrer Meinung nach der grösste Vorteil, den ClubDesk als Vereinsverwaltungssoftware den Chören bringen kann?

Bruno Jakob: Der wohl grösste Vorteil von ClubDesk ist, dass wir alle zusammen alles in einer Software machen können. Dadurch profitieren alle von der Arbeit der anderen, eine Adress- oder Terminänderung macht man nur einmal.
Ein weiterer grosser Vorteil ist, dass die Stellvertretung bzw. die Arbeitsaufteilung mit ClubDesk optimal läuft. Es können auch mehrere Personen dieselben oder unterschiedliche Aufgaben übernehmen und trotzdem super zusammenarbeiten. Eine oder zwei Personen verwalten z.B. die Mitgliederdaten und der Kassier übernimmt danach die Buchhaltung und verwendet die aktuellen Mitgliederdaten für den Rechnungsversandt. 

ClubDesk: Welcher Funktionen sind für Chöre, die mit ClubDesk arbeiten, am wichtigsten?

Bruno Jakob: Die Mitgliederverwaltung, die Buchhaltung und die Ablagemöglichkeit sind meiner Meinung nach die wichtigsten Module für unsere Chöre. Auch hier ist die optimale Interaktion dieser Module von zentraler Bedeutung damit man keine Arbeit doppelt machen muss.

"Dank ClubDesk brauchen wir keine Excel Listen mehr, wir müssen nicht mehr mit verschiedenen Programmen arbeiten. Wir benutzen eine Software für Buchhaltung, Mitgliederadministration, Geburtstagslisten, Einladungen zu Proben usw."

Bruno Jakob

ClubDesk: Wer arbeitet in einem Chor typischerweise mit ClubDesk und wer würde in einem Chor die Administrator-Funktion übernehmen?

Bruno Jakob: Oft ist diejenige Person im Verein für ClubDesk verantwortlich, die die Mitgliederadministration macht. Bei uns im Chor hat der Kassier die Rolle des Administrators inne. 

"Das tolle an ClubDesk ist, dass man auch mit ganz bescheidenen Informatikkenntnissen für den Verein Aufgaben übernehmen und zum Beispiel in Rekordgeschwindigkeit eine Webseite aufbauen kann."

Bruno Jakob

Nichtdestotrotz braucht ClubDesk ein Minimum an Informatik-Wissen und ist nicht ganz so geduldig wie Excel. Da helfe ich, Bruno Jakob, anderen Chören natürlich sehr gerne weiter.

ClubDesk: Sie erwähnen oben die Mitgliederverwaltung. Können Sie uns sagen, wie diese in Ihrem Verein mit ClubDesk umgesetzt wird?

Bruno Jakob: Wir ordnen die Sänger nach Stimmlagen in Gruppen ein. Das heisst, in ClubDesk werden pro Stimmlage Gruppen gebildet, damit man diese bequem in einem Zug anschreiben kann. Eine Möglichkeit besteht auch darin, die Stimmlage über ein eigenes Datenfeld dem jeweiligen Mitglied zuzuordnen oder eventuell auch einen neuen Status zu kreieren. Man ist da sehr flexibel. Ich selbst würde jedoch die Zuordnung zu einer Gruppe dem Status oder einem zusätzlichen Datenfeld vorziehen.

ClubDesk: Wie sieht es mit Terminen aus? Wird der Probenplan oder die Probenvorbereitungen mit dem Terminmodul von ClubDesk administriert?

"Die Administration der Termine mit ClubDesk hat viele Vorteile - unter anderem, dass man automatisch Erinnerungsmails erhält oder die Mitglieder Termine in ihre eigenen Kalender abonnieren können."

Bruno Jakob

Bei uns werden Probentermine kaum verwendet, weil die Proben eigentlich immer am selben Wochentag stattfinden. Wir schätzen aber den grossen Vorteil des Termine-Moduls in ClubDesk, dass man Termine und Veranstaltungen aus dem Termin-Modul direkt auf der Webseite kommunizieren kann.

ClubDesk: Neu bietet ClubDesk in der Schweiz die Möglichkeit, dass zum Beispiel Tickets an der Abendkasse mit der TWINT-App bezahlt werden. Was denken Sie über diese Neuerung?

Bruno Jakob: Diese Anwendung ist sicher für viele Chöre interessant.Ich habe mir die Möglichkeit mit TWINT zu zahlen bereits angeschaut. Sie wird dann sehr interessant für uns, wenn der Preis fix hinterlegt werden kann, also wenn der TWINT-Anwender den Preis nicht selber in die App eingeben muss. 

ClubDesk: Wie verwenden Sie die Dokumentenverwaltung?

"Das ist für uns eine grosse Hilfe. In der Dokumentenverwaltung von ClubDesk speichern wir Hörbeispiele und Notenmaterial und verschicken dann die Links."

Bruno Jakob

Das funktioniert sehr gut beim Schweizer Gesangsfestival, das 2022 in Gossau SG stattfinden wird, wo wir diese Dateien allen angemeldeten Chören über ClubDesk-Links zur Verfügung stellen können.

ClubDesk: Werden Ihrer Ansicht nach ClubDesk-Vereinswebseiten oft verwendet?

Bruno Jakob: Grundsätzlich besuchen die meisten Chormitglieder die Webseite des Vereins ziemlich regelmässig. Der interne Bereich der Webseite wird in unserem Chor von allen Chormitgliedern genutzt. Dort ist unter anderem die Chorchronik im geschützten Bereich online und kann so von jedem Mitglied bequem eingesehen werden.

ClubDesk: Herr Jakob, Sie gehören ja zu den ClubDesk-Experten. Wenn ein neuer Verein die ersten Schritte beim Einrichten von ClubDesk macht, welche Fragen werden Ihnen da am häufigsten gestellt?

Bruno Jakob: Die beiden häufigsten Anfragen, die ich als Experte erhalte, sind «Wie übernehme ich die aktuellen Mitgliederdaten von Excel ins ClubDesk» und «Wie erstelle ich einen Kontenplan». Da brauchen viele Vereine ein wenig Unterstützung und da helfe ich sehr gerne. Interessierte Vereine können mich direkt kontaktieren.

ClubDesk: Vielen Dank Herr Jakob für das ausführliche Gespräch.

Das Interview fand statt im April 2021 in den Büros der reeweb ag, Betreiberin der Vereinsverwaltungssoftware ClubDesk.