Einfache Amtsübergabe dank digitalem Archiv
– Vereinsarbeit mit Weitblick

Der Start mit ClubDesk: Vom Archiv zur digitalen Zusammenarbeit

2016 entschied sich der damalige Präsident des Bienenzüchtervereins Region Jungfrau, Robert Seematter, für eine Modernisierung der Vereinsarbeit. Ziel war es, das Vereinsarchiv zu digitalisieren und eine Lösung zu finden, mit der mehrere Vorstandsmitglieder gleichzeitig arbeiten können – standortunabhängig, ohne lokale Installation, direkt im Browser. Nach kurzer Suche fiel die Wahl auf ClubDesk.

Einfache Amtsübergabe dank zentralem Archiv

Seit Februar 2024 leitet Thomas Amacher den Verein. Für ihn war der digitale Start besonders einfach: „Ich hatte sehr schnell einen Überblick, was bisher im Verein gelaufen ist. In ClubDesk fand ich ein komplettes Archiv mit allen Dokumenten und dem gesamten E-Mail-Verkehr. So konnte ich direkt nachvollziehen: Was lief bisher? Was ist wo abgelegt? Was gibt es schon?“

Ein Beispiel aus der Praxis: Jedes Frühjahr informiert der Verein die Medien und die Feuerwehr über die Schwarmzeit. Statt alles neu aufzusetzen, griff Thomas Amacher einfach auf ältere E-Mails zurück und konnte Texte sowie Empfängerlisten zu grossen Teilen problemlos übernehmen. „Sehr einfach“, wie er betont.

Auch der neue Sekretär, der sein Amt im Februar 2025 übernommen hat, profitierte durch das digitale Archiv: Bei der Kommunikation mit Neumitgliedern konnte er bestehende Vorlagen nutzen und sofort produktiv arbeiten.

Webseite als zentrale Anlaufstelle

Die Webseite des Bienenzüchtervereins Region Jungfrau wird ebenfalls intensiv genutzt – sowohl intern als auch für externe Zwecke. Für die Grundkursteilnehmer nutzt der Verein die Möglichkeit auf einen Passwort geschützten Bereich.

So funktioniert die Kommunikation mit der Öffentlichkeit: Über die Telefonnummer auf der Webseite können Schwarmmeldungen weitergegeben werden. Kontaktformulare ermöglichen u. a. Anträge auf Mitgliedschaft oder die Anmeldung für den Grundkurs. Laut Thomas Amacher kommen rund 90 % der Anfragen für den Grundkurs über die Homepage. Besonders praktisch dabei: ClubDesk speichert diese Daten direkt in einer übersichtlichen Liste. Gleiches gilt auch für die Anträge auf Mitgliedschaft.

Vom internen Bereich profitieren Mitglieder und Funktionäre: Betriebsberater stellen Präsentationen aus den Kursen im internen Bereich zur Verfügung. Grundkursteilnehmende erhalten ein Passwort und können dadurch jederzeit auf die Unterlagen zugreifen. Das erspart den Verantwortlichen viel Zeit.

Auch spontane Ideen lassen sich mit dem Webseiten-Modul von ClubDesk einfach umsetzen. „Ich wollte eine digitale Bienenwaage auf der Seite integrieren. Das hat nur eine Minute gedauert – Code kopieren von einer Anbieter-Webseite, einfügen bei uns auf der Webseite, fertig. Hat direkt funktioniert.“

Kommunikation und Gruppen­verwaltung leicht gemacht

Der Vorstand ist besonders von den E-Mail-Funktionen in Verbindung mit der Mitgliederverwaltung überzeugt. So lassen sich jederzeit Newsletter und Warnmeldungen versenden, etwa bei Sichtungen der asiatischen Hornisse. 

Dank der Einteilung in Gruppen ist eine zielgerichtete Kommunikation möglich, wenn zum Beispiel nur Helferinnen und Helfer informiert werden sollen. Dadurch erreicht man genau die richtigen Personen. Auch bei Vorstandswechseln sorgt ClubDesk für reibungslose Übergaben, da alles dokumentiert und sofort nutzbar ist.

Fazit: Digitalisierung, die sich auszahlt

Für den Bienenzüchterverein Region Jungfrau ist ClubDesk seit Jahren eine unverzichtbare Grundlage. Besonders bei Ämterwechseln zeigt sich der Wert einer zentralen, transparenten Verwaltung.

„Am Anfang muss man etwas Zeit investieren, um die Mitglieder zu erfassen und die Strukturen einzurichten. Doch das geht erstaunlich schnell. Und es lohnt sich enorm. Kommunikation, Dokumentation und Verwaltung sind jetzt viel einfacher und klarer“, fasst Thomas Amacher zusammen.

Best Practice: Tipps für andere Vereine

Schritt für Schritt starten: Mitglieder ins System übernehmen und mit der Basis­arbeit beginnen.

Vorhandenes nutzen: Archivierte Dokumente und E-Mails stehen jederzeit bereit und erleichtern die Arbeit – insbesondere beim Amts­wechsel im Vorstand. 

Webseite aktiv einsetzen: Ob Schwarm­meldungen, Kurs­anmeldungen oder Spon­soren­darstellung – die Homepage ist Dreh- und Angelpunkt der Vereins­kommunikation. Mit ClubDesk gelingt das auch ohne Programmier-Kenntnisse ganz leicht.

So zeigt der Bienen­züchterverein Region Jungfrau eindrucksvoll, wie auch traditionelle Vereine durch Digitalisierung effizienter, transparenter und attraktiver werden können.